Ön Ödemede Avans İşlemleri Nasıl Yapılır ?

Ön Ödeme Usul ve Esasları

 Avans İşlemleri 

İdareler ihtiyaçlarını gidermek için mal ve hizmet alımı yapmaktadırlar. Kamuya yapılan alımlarda genel uygulama mal ve hizmet alındıktan tamamlandıktan sonra ödeme yapılmasıdır. Mal ya da hizmet alımı yapıldıktan sonra ödeme yapılırken düzenlenen muhasebeleştirme belgesi ekine ilgili mevzuat gereğince istenilen harcama belgeleri eklenerek ödeme yapılır. Bunun dışında bir de mal ya da hizmet alınmadan ön ödeme usulü ile ödeme yapılabilmektedir.

Ön Ödeme, 5018 sayılı yasanın 35. maddesi ile düzenlenmiştir.  Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ve Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ ile konuya ilişkin ikincil  düzey mevzuat düzenlemesi yapılmıştır.  5018 sayılı yasanın 35. maddesinde ön ödeme usulünün kanunda öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek  durumlarda uygulanabileceğini ifade edilmiştir. Bunun dışındaki durumlarda ise idareler normal prosedürü izleyerek alım yaptıktan sonra ödeme yapacaklardır. Ön ödeme usulüyle alım yapılması için ayrıca, harcama yetkilisinin uygun görmesi ve bu iş için bütçede ödeneğin bulunması gerekmektedir. Ayrıca, ödeneğin de ön ödeme işleminin mahsubu bitene kadar saklı tutulması gerekmektedir. Kanun  ön ödeme usulünde avans ve kredi olmak üzere iki ön ödeme usulü belirlemiştir. Bu çalışmamızda avans işlemleri hakkında bilgiler vermeye çalışacağız. Kredi işlemleri konusunu ise ikinci çalışmamızda inceleyeceğiz.

Konuya girmeden önce bir hususu tekrar etmekte fayda bulunmaktadır. Ön ödeme bir alım usulü olmayıp ödeme usulüdür. Dolayısıyla, yapılacak alımların mutlak surette ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak yapılması gerekmektedir.

Öncelikle, idareler avansı herhangi bir memura verebilir mi? sorusuna cevap verelim. İdarelerin avans verebilmesi için öncelikle bir mutemet görevlendirmesi gerekmektedir.   Görevlendirilen mutemetlerin ise işlemleri usullüne uygun yürütüp yürütmediklerinin kontrolü gerekir.  İdarelerde mutemetlerin yeterince kontrol edilmemesinden kaynaklı sıkıntıların yaşandığı durumlar olmaktadır. Mutemet olarak görevlendirilecek kişiyi belirleme yetkisi ise harcama yetkilisindedir. Harcama yetkilisince belirlenen mutemedin  adı, soyadı, görev unvanı, T.C. kimlik veya vergi kimlik numarası ve imza örneği bir yazı ile muhasebe birimine bildirilmesi gerekir. Mutemet değişikliğinde de aynı usul ile bildirimde bulunulmalıdır. Muhasebe birimine yapılacak bildirim yazısı da aynı şekilde harcama yetkilisince yazılır. Kamu idarelerinin merkez harcama birimi için yalnızca bir mutemet görevlendirilir. Merkez birimlerinde atanacak mutemet sayısı  idarenin takdir yetkisi sınırlarında olmayıp mevzuatın emredici düzenlemesi gereği mutlak surette bir adet mutemet görevlendirilir. Bunun dışında, kendilerine ödenek gönderme belgesi ile ödenek gönderilen birimlere birer adet mutemet görevlendirme imkanı tanınmıştır.  Yönetmelikte bir bütün oluşturan, ancak ayrı ayrı yerlerde bulunan askeri birimler ile okul, yurt, enstitü, hastane, dispanser ve benzeri birim ve ünitelerin her biri için ayrı mutemet görevlendirilebileceği belirtilmiştir.

Ayrıca, zorunluluk bulunması ve harcama yetkilisi onayında belirtilmesi koşuluyla;

a) Taşıtların akaryakıt, yağ, bakım, onarım ve işletme giderleri,

b) Bir bütün oluşturmakla birlikte, alınacak mal veya yapılacak işle ilgili olarak ayrı yerlerde sonuçlandırılması gereken vergi, resim, harç ödeme yükümlülükleri ile yükleme, boşaltma ve gümrük işlemleri gibi özellik arz eden işlere ilişkin giderler,için

birden fazla mutemet görevlendirilebilir.
Bunun dışında, verilen avansa ilişkin iş bitirilmeden bir başka iş için kredi açmak suretiyle ön ödeme yapılması gereken hallerde de , ayrı mutemet görevlendirilebilir.

Bir mutemet tarafından alınan avansın başka bir mutemede devri mümkündür. Mutemetler avanslarını harcama yetkilisinin yazılı izniyle başka bir mutemede devredebilirler. Devir işlemi tutanakla yapılır. Tutanak ile yazılı izin muhasebe birimine devredilerek muhasebe kayıtlarında avansın yeni mutemet adına kaydedilmesi sağlanır.

Avans, işi yapacak, mal veya hizmeti sağlayacak olan kişi veya kuruluşa ödenmek üzere, doğrudan mutemede verilir. Bu nakden olabileceği gibi mutemedin veya kamu idaresinin bu iş için açmış olduğu ve yetkilendirdiği mutemedin kullanabileceği banka hesabına aktarma suretiyle de yapılabilir. Yurtdışı teşkilatının ihtiyaçları için verilen avanslar mutemetler adına mahallindeki banka hesaplarına transfer edilir. Mutemetler avans almadan kamu adına  harcama yapamazlar. Aldıkları avansları ise yalnızca o iş için kullanırlar. Kamu idarelerinin bazı durumlarda işin acele olması, yeniden evrak hazırlamaktan kaçınmak gibi gerekçelerle alınan avansı farklı işlerde kullanmaya çalıştıkları görülmektedir ki bu hatalı bir uygulamadır. Bu hem avans işlemlerinin takibini zorlaştırdığı gibi hem de olası suiistimal risklerinin önünü açar.  Avans olarak verilebilecek en üst sınırı ilgili yıl bütçe kanunu ile belirlenir.  2018 yılı için uygulanacak sınırlar https://mevzuatinyeri.com/maliye-mevzuati/2018-yilinda-mutemetlere-verilebilecek-avans-miktarlari.html adresinden görülebilir.

Avans işlemleri bütçe içi ve bütçe dışı avans olmak üzere iki türlüdür.  Bütçe dışı avans  , ilgili yılı bütçesinde ödeneği ve bütçeyle bağlantısı olmayan avanstır. Başka bir ifadeyle ilgili yılın bütçesi hazırlanırken bu ödeme için ödenek konulmamış ve harcama yapılması düşünülmemiştir. Bütçe içi avans ise ilgili yılı bütçesinde ödeneği bulunan ve bütçe ile bağlantısı kurulabilen ön ödemedir. Örneğin, bütçede ödeneği bulunan geçici görev yolluğu  kaleminden geçici görevle başka bir yere gidecek personele verilen avans işlemi bütçe içi avanstır. Bütçe dışı avans bir anlamda istisnadır. Mevzuatta izin verilen durumda kullanılabilir ve usulü işlemleri bakımından bütçe içi avans ile farklılıklar arz etmektedir. Bütçe dışı avans, bu konuya ilişkin kanunlarda yer alan hükümler saklı kalmak koşuluyla sözleşmede belirtilmek ve  sözleşme tutarının yüzde otuzunu geçmemek üzere yüklenicilere kullandırılır. Bütçe dışı avans verilmesi için yükleniciden verilen avans tutarı kadar teminat alınması gerekir. Bütçe dışı avans verilebilecek işlemler ise Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 7. maddesinde sayılmıştır. Bunun dışında kanunda yer alan istisnalar hariç hiçbir şekilde bütçe dışı avans ve  kullanılamaz.

Hangi işler için bütçe içi avans kullanılabileceği ise yönetmeliğin 6. maddesinde sayılmıştır.

 "Ön ödeme yapılabilecek gider türleri"

 Avans verilmek veya kredi açılmak suretiyle yapılabilecek ön ödemeler aşağıda belirtilmiştir.

a) Avans verilmek suretiyle yapılacak ön ödemeler:

1) Yılları merkezi yönetim bütçe kanununda belirlenen tutara kadar olan yapım işleri, mal ve hizmet alımları, yabancı konuk ve heyetlerin ağırlanmasına ilişkin giderler ile benzeri giderler için avans verilebilir.

Türkiye Büyük Millet Meclisi Genel Sekreterliği ve Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği mutemetlerine, askeri birlik ve kurum mutemetlerine, Milli İstihbarat Teşkilatı mutemetlerine ve mahallinde karşılanacak ihtiyaçları için dış temsilcilik mutemetleri ile Kanuna ekli II sayılı cetvelde sayılan kuruluşlardan özelliği bulunan idarelerin mutemetlerine söz konusu giderler için verilecek avansın üst sınırları, yılları merkezi yönetim bütçe kanununda ayrıca gösterilebilir.

Merkezi yönetim bütçe kanununda belirlenen üst sınırlar aşılmamak koşuluyla verilecek avans tutarını kuruluşlar ve/veya harcama türleri itibarıyla belirlemeye Bakanlık yetkilidir.

2) İlgili kanunlarında hüküm bulunması halinde, görevlilere yolluk ve diğer giderleri karşılığı avans verilebilir. Bu avansların tutarı ve mahsup süreleri özel kanunlarındaki hükümlere tabidir.

3) Yetkili mercilerce ödeme gününden önce ödenmesine karar verilen maaş ve ücretler avans olarak verilebilir.

4) Görevlerinin niteliği gereği birliklerince toplu olarak beslenemeyen jandarma erbaş ve erlerine, harçlıkları ve bu harçlıklarla birlikte ödenen diğer hakediş bedelleri ve tayın bedelinin bir aylık tutarı avans olarak ödenebilir. Jandarma İç Güvenlik Birimleri ile gerekli görülen illerin jandarma birliklerine verilecek avans tutarları ve mahsup süresi, görev yapılan bölgedeki doğa koşulları ve diğer zorlayıcı sebepler göz önünde bulundurularak İçişleri Bakanlığının teklifi üzerine Bakanlıkça tespit edilir.

 5) Deniz Kuvvetleri Komutanlığı bağlısı Ana Ast Komutanları ve bağlı bulunulan Deniz Filoları Muhasebe Yetkilisi ya da ilgili diğer muhasebe birimi muhasebe yetkilisi tarafından her harp gemisi için ayrı ayrı belirlenerek gemi mutemedi kredi cüzdanında gösterilen bir aylık harcama tutarı ve bu gemilerde görevli personelin aylıkları ile diğer giderleri karşılığı tutar, avans olarak ödenir.

Gemi harcama yetkilisinin yazılı talebi halinde, gemi mutemedi kredi cüzdanında gösterilen tutar yüzde 15 oranında artırılabilir. Bu tutarın üzerindeki artırmalar Deniz Kuvvetleri bağlısı ilgili Ana Ast Komutanlarının yazılı emri ile olur.

..." denilmektedir.

Avans kullanıldıktan  sonra bu ödemenin mahsubu gerekmektedir. Mutemetler avans işlemleri süresinde yapmak zorundadırlar. Avans alınan tutarlar mevzuatta özel bir düzenleme yok ise bir ay içinde mahsup edilmek zorundadır. Mutemetler harcadıkları tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri muhasebe yetkilisine verip artan tutarı ise iade etmek suretiyle hesaplarını kapatarak mahsuplaşma işlemini yaparlar. Mahsup süresinin hesabında avansın açıldığı gün esas alınır. Kapatma işlemi avansın verildiği güne tekabül eden günün mesai saati bitiminde; sürenin bittiği ayda avansın verildiği güne tekabül eden gün yoksa, süre o ayın en son günü sona erer. Mutemetler işin tamamlanmasından sonra, bir aylık süreyi beklemeden, avans artığını iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesabını kapatmak zorundadır. Yani, alınan avans iş tamamlanmışsa 3 gün içerisinde iş tamamlanamamışsa 1 ay içerisinde mahsup edilmek zorundadır.  Mutemetler arasında avans devri yapılabileceğini ifade etmiştik. Devir halinde  mahsup süresi devreden mutemedin avansı aldığı tarihe göre hesaplanır. Denetim elemanları ise aldıkları avansı takip eden ayın onuncu gününe kadar kapatmak zorundadır.

Yıl sonuna gelindiği zaman avansların kapatılmasında yukarıda yer alan sürelere göre işlem yapılmaz.  Mutemetler, mali yılın sonunda yukarıda belirtilen sürenin dolmasını beklemeksizin, mahsubunu yapmadıkları harcamalara ait belgeleri muhasebe yetkilisine verip, artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlüdürler.

Yıl sonunda kapatılmayan avansların en geç mahsup döneminde kapatılması gerekmektedir. Muhasebe birimine verilen mahsup belgelerinden incelenmesi yıl sonuna kadar tamamlanamayan  ya da  hizmetin gördürüldüğü veya işin yaptırıldığı, ancak belgelerin mahsup döneminde verileceği, ilgili idare tarafından mali yılın sonuna kadar muhasebe birimine yazılı olarak bildirilen avanslar mahsup dönemine aktarılarak  mahsuplaşma işlemleri bu dönem içinde yapılmaktadır.

Bütçe dışı avanslarda ise mahsup işlemi aşağıdaki esaslara göre yapılır.

a) Yılı içinde sonuçlanacak işler ile ertesi yıla geçen veya gelecek yıllara yaygın yüklenmeler nedeniyle yüklenicilere sözleşmelerine dayanılarak verilen bütçe dışı avansların mahsubunda şartname ve sözleşmelerinde belirtilen esaslara uyulur.

b) Özel kanunlarındaki hükümlere göre verilen bütçe dışı avans veya kredi şeklinde ön ödemeler, özel kanunlarında ayrıca belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde ise üç ay içinde belgeleri muhasebe yetkilisine verilmek ve artan tutar iade edilmek suretiyle mahsup edilir.

c) Ertesi yıl bütçesinden karşılanmak üzere aylık, ücret ve benzeri hakedişler karşılığı verilen bütçe dışı avansların mahsup edilmesi gereken tarih, bu giderlerin ilgili mevzuatına göre ödenmesi gerektiği tarihtir.

Gerek bütçe içi gerekse bütçe dışı avansın süresinde mahsup edilmesi gerekir.  Süresinde mahsup edilmeyen avans ilgili mutemet adına borç kaydedilip 6183 sayılı yasa hükümlerine göre tahsil edilir. Avansını kapatmayan mutemede yeni bir avans verilmez. Tabi olduğu personel kanunları gereği disiplin işlemleri uygulanır. Avans işlemlerinin mahsuplaşması yapılırken dikkat edilmesi gereken hususlardan birisi de harcama belgelerinin tarihidir.  Avans alınmadan harcama yapılamayacağına göre avansın verildiği tarihten önceki bir tarihi taşıyan harcama belgeleri avansın mahsubunda kabul edilemez. Ancak, yolluk ödemeleri ile kurs ve eğitim amaçlı görevlendirmelerdeki kurs, eğitim ücreti gibi harcamalara ilişkin olan ve harcama talimatından veya görevlendirme yazısından sonraki bir tarihi taşıyan belgeler, avansın mahsubunda kabul edilir. Mahsup döneminde verilen harcama belgelerinin de, ön ödemenin yapıldığı tarih ile en geç ait olduğu bütçe yılının son günü arasındaki tarihi taşıması gerekir.

Ön ödeme işlemlerinin ivedilik gösteren durumlarda  düşünüldüğünde şu hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir. Bir avans verildiği zaman, olağanüstü durumlar dışında alım işine, avansın verildiği tarihten itibaren en geç beş gün içinde başlanılması, ve varsa avans artığının son harcama tarihini takip eden üç iş günü içerisinde iade edilmesi gerekmektedir. Avans verilmesini gerektiren ihtiyaçların ortadan kalkması halinde avansın iadesi gerekmektedir. Mutemetlerin de mahsup süresini beklemeden derhal avansı iade etmesi gerekir.