Ön Mali Kontrol Nedir?

Ön mali kontrol kavramı mali sistemimize 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile girmiştir. Ön mali kontrol 5018 sayılı yasanın idarelerde teşekkül etmeye çalıştığı mali yönetim ve kontrol sisteminin esaslı unsurlarından birisidir. İç kontrolün bir unsuru olarak kurgulanan ön mali kontrol mali işlemlere yönelik kontrollerin tamamını kapsamaktadır.

Ön mali kontrol 5018 sayılı yasanın 58 inci maddesi ile düzenlenmiştir. Ön mali kontrol; İdarelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tu tarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontroldür.

Ön Mali Kontrol Kimler Tarafından Yerine Getirilir?

Ön mali kontrol işlemlerin gerçekleşmesi aşamasında harcama birimleri tarafından yapılan kontrollerle mali hizmetler birimi tarafından yapılan kontrolleri kapsar. Ön mali kontrolle görevli iki birim vardır.

1-Harcama Birimi

2-Mali Hizmetler Birimi

Harcama Birimi Tarafından Yapılan Ön Mali Kontrol

Harcama birimi, bütçeyle ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan birimi ifade eder.  Bu birimler kurumsal sınıflandırmanın üçüncü ve dördüncü düzeyinde yer alan birimlerdir.  Ön mali kontrol öncelikle bu birimlerde başlar. Harcama birimlerinin en üst yöneticileri harcama yetkilileridir. Harcama birimlerinde işlemler harcama talimatı ile başlayıp ödeme emri belgesi düzenlenmesine kadar devam eder. Harcama birimi mali iş ve işlemlerin hazırlanmasından başlayıp belgelendirilmesine kadar süren süreçte görev alır.

Harcama birimlerinin ön mali kontrole ilişkin sorumluluğu da süreç kontrolüdür.  Süreç kontrolü yapılırken işlemler ardışık olarak kontrole tabi tutulur. Yani, süreç kontrolü yapılırken her bir işlem bir önceki işlemin kontrolü yapacak şekilde tasarlanır. İş ve işlemlerin yürütülmesinde görev alan personel kendisinin yapması gereken iş veya işlemden önceki süreci kontrol ederek işe başlar. Önceki süreci kontrol edip mevzuata aykırılık olmadığını gördüğünde kendisinin görev alanına giren işlemi yapar. Ardışık şekilde kontrol yapıldığında kişi hem kendi işleminin hem de bir önceki aşamadaki görevlilerin işlemlerinin mevzuata uygun olmasını sağlar. Aksaklıklar bir sonraki aşamaya geçmeden çözülür. Harcama birimleri süreç kontrolünü sağlamak için mali işlemlerin süreç akış şeması hazırlar. Hazırlanan şema ile mali işlemlerin hangi süreçlerden geçerek tamamlanacağı gösterilir.  Süreç akım şemaları üst yönetici tarafından onaylandıktan sonra yürürlüğe konulur.

Harcama yetkilisinin talimatı ile başlayan süreç ödeme emrinin düzenlenmesi ve ilgililere yapılan ödeme ile nihayet bulur. Bu süreçte 5018 sayılı Kanunun harcama sürecinde kendisine önemli rol biçtiği görevlerden birisi de gerçekleştirme görevlisidir. Gerçekleştirme görevlisi harcama birimlerinde ön mali kontrol işleminin sol halkasıdır. Gerçekleştirme görevlisi tarafından gerekli kontroller yapıldıktan sonra ödeme emri belgesi düzenlenip imzalanır. Gerçekleştirme görevlisi düzenlediği evrakın mevzuata uygunluğundan sorumludur. Harcama yetkilileri, gerçekleştirme görevlilerini yardımcıları ya da hiyerarşik açıdan kendisine en yakın kişiler arasından seçer. Gerçekleştirme görevlileri ödeme emri belgesi üzerine yapmış olduğu kontrolleri "kontrol edilmiştir ve uygun görülmüştür" şerhi düşüp ad, soyadı ve imzasıyla belgelendirir. Kendisine gelen evraklardan   Gerçekleştirme görevlisi tarafından düzenlenen ödeme emri belgesi harcama yetkilisi tarafından imzalanıp ödenmek için muhasebe/mali hizmetler  birimine gönderilir.

Yapılan kontrollerde eksiklik tespit edilen evraklar/işlemler olduğunda ise uygun görülmeme sebepleri de belirtilerek yazı ile iade edilir.

Mali Hizmetler Birimi Tarafından Yapılan Ön Mali Kontrol

Mevzuat harcama birimi dışında ön mali kontrol görevini mali hizmetler birimine de vermiştir. Bir başka ifadeyle ön mali kontrol yapan iki birimden diğeri mali hizmetler birimidir. Mali Hizmetler Birimi tarafından yapılması gerekli ön mali kontrole ilişkin işlemler İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ile düzenlenmiştir. Mali hizmetler birimi bunun dışında ayrıca idare tarafından yapılan düzenlemeler çerçevesinde bu birim tarafından yapılması öngörülen kontrolleri yapar. İdare tarafından bu birimler tarafından kontrol edilmesi gereken işlemlerin tespitini üst yönetici yapar.

Mali Hizmetleri biriminin kontrolüne tabi olan işlemler mali hizmetler birimine geldikten sonra gerekli incelemeler yapılarak görüş yazısı ile ilgili birime gönderilir. Görüş yazısının gerekçeli ve açık ifadelerle yazılması gerekir. Mali hizmetler biriminin yazdığı görüş yazısı işlem dosyasında saklanır. Bir örneği ise ödeme emri belgesine eklenmesi gerekir. Mali hizmetler birimi de aynen gerçekleştirme görevlileri gibi mevzuata uygun gördüğü işlemlerde "kontrol edilmiştir ve uygun görülmüştür"  şerhi düşmek zorundadır.

Mali Hizmetler Biriminin Ön Mali Kontrolüne Tabi İşlemler

İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar'da mali hizmetler birimi tarafından kontrol edilmesi zorunlu olan işlemler sayılmıştır. Bu işlemler aşağıda maddeler halinde incelenecektir.

1-Kanun Tasarılarının Mali Yükünün Hesaplanması

 Devletin gelirlerinin azalmasına veya giderlerinin azalmasına sebep olacak ve idareye yükümlülükler getirecek kanun tasarıları, mali yükü hesaplanması için mali hizmetler birimine gönderilir. İdareler gelir gider dengesinde değişikliğe sebep olacak bir işe karar vermek için olayın mali boyutu hakkında bilgi sahibi olur ve alacakları kararın sonucunu düşünerek daha net karar verirler. Kanun tasarılarının malî yükleri en az üç yıllık bir dönem için hesaplanır.Aynı şekilde, orta vadeli program ve orta vadeli malî plan çerçevesinde, idarenin stratejik planı, performans programı ve bütçesi üzerindeki etkileri açısından değerlendirilir. Kamu bütçesinde önemli yer tutan sosyal güvenliğe yönelik kanun tasarılarında ise en az yirmi yıllık aktüeryal hesaplama yapılır.

2-Taahhüt Evrakı ve Sözleşme Tasarılarının Kontrolü

İdarelerin harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından tutarı mal ve hizmet alımları için KDV hariç bir milyon Türk Lirasını, yapım işleri için KDV hariç üç milyon Türk Lirasını aşanlar ön mali kontrole tâbidir.  İhale kanununa tabi olsun veya olmasın bu limitler dahilindeki taahhütler ön mali kontrole tabidir. Bu tutarlar Çevre ve Şehircilik Bakanlığı, KGM ve DSİ'nin yapım işlerinde illerin yatırım izleme ve koordinasyon başkanlıklarının yapım işlerinde 2 kat olarak uygulanır. İdareler belirlenen sınırlar dahilinde kalmak koşuluyla merkez ve taşra teşkilatı ile birimleri içim farklı tutarlar belirleyebilir. Bu işlemi yapabilmek için üst yöneticinin onayının alınması şarttır.

02/07/1992 tarihli ve 3833 sayılı Kanunun 1 inci maddesi kapsamında olup, Bakanlar Kurulunca onaylanan yıllık programlarda yer verilen projelere ilişkin işler, uluslararası anlaşmalar ve Bakanlar Kurulu kararı gereğince yurt dışına gönderilen Türk Silahlı Kuvvetleri Birliklerinin ihtiyacı için mahallinden temin edilen her türlü mal ve hizmete ait taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları ile 2942 sayılı Kamulaştırma Kanunu kapsamında yapılan harcamalara ilişkin taahhüt evrakı tutarı ne olursa olsun kontrole tâbi değildir.

Kontrole tâbi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, bilgi ve belgeleri eksiksiz şekilde bir işlem dosyası olarak harcama yetkilisince ön mali kontrol işlemi yapılması için malî hizmetler birimine gönderilir. Mali Hizmetler birimi ise on iş günü içinde kontrolü yapıp harcama yetkilisine gönderir.

3- Ödenek Gönderme Belgeleri

Ödeneklerin dağıtımı işlemi ödenek gönderme belgesi düzenlenmek suretiyle yapılır. Ödenek gönderme işlemi harcama yetkilisinin imzasıyla yapılır.  Harcama yetkilisi imzaladığı belgeyi kontrol için mali hizmetler birimine gönderir. Mali hizmetler birimi en geç 3 işgünü içinde inceleyip görüşünü bildirir.

4- Ödenek Aktarma İşlemleri

İdarelerin bütçeleri içinde yapacakları aktarmalar, harcama birimlerinin talebi üzerine malî hizmetler biriminin bütçe ve performans programı alt birimi tarafından hazırlanır ve üst yöneticinin onayına sunulmadan önce iç kontrol alt birimi tarafından kontrol edilir. Bu şekilde yapılacak aktarmaların 2 işgünü içinde tamamlanması gerekir. Mevzuata aykırılık varsa yazılı olarak harcama yetkilisine bildirilir.

5-Kadro Dağılım Cetvelleri

Kadro dağılım cetvellerinin kontrolü en geç beş işgünü içinde yapılır. İlgililerine yapılacak ödemeler bu onaylı kadro dağılım cetvellerine göre yapılır. Bu cetvellerde değişiklik yapılması da aynı usule tabidir.

6- Seyahat Kartı Listeleri

Harcırah Kanunu gereğince seyahat kartı verilecek personel listesi, birimlerin teklifleri değerlendirilerek malî hizmetler birimi tarafından kontrol edilir. Buna ilişkin taleple mevzuatta belirtilen esaslar ile Bakanlık tarafından yapılan düzenlemelere uygunluk ve bütçe ödeneğinin yeterliliği yönünden en geç üç işgünü içinde kontrol edilir.

7-Seyyar Görev Tazminatı Cetvelleri

  İdarelerin teşkilat yapıları ve ihtiyaçlarına göre hazırlanan seyyar görev dağılım listeleri malî hizmetler birimi tarafından kontrol edilir. Bu dağılım listeleri mevzuata, düzenlemelere ve ilgili yılı bütçesine bu amaçla konulan ödenekler ve Bakanlık tarafından vize edilen cetvellere uygunluk açısından en geç üç işgünü içinde kontrol edilir.

8-Geçici işçi pozisyonları

Merkezi yönetim bütçe kanununda belirlenen yetki çerçevesinde, genel bütçe kapsamındaki idareler, özel bütçeli idareler ile sosyal güvenlik kurumlarında çalıştırılacak geçici işçi sayılarının aylar ve birimler itibarıyla dağılımı kontrole tabidir.

Mahalli idarelerden norm kadro uygulamasına geçmemiş olanlarda çalıştırılacak geçici işçi sayılarının aylar itibarıyla dağılımının İçişleri Bakanlığı tarafından vize edildikten sonra idarelerin çalıştıracakları geçici işçilerin birimlere dağılımını gösteren cetveller de kontrole tâbidir.

Geçici işçi pozisyonlarının kontrolleri en geç beş işgünü içinde tamamlanır.

9-Yan ödeme cetvelleri

Yan ödeme kararnamesi uyarınca, zam ve tazminat ödemesi yapılacak personellere ait cetvel ile bunların birimler itibarıyla dağılımını gösteren listeler malî hizmetler birimi tarafından kontrol edilir.

10-Sözleşmeli Personel Sayı ve Sözleşmeleri

Bakanlık tarafından vize edilen ve ilgili mevzuatı gereğince Bakanlık vizesi alınmaksızın çalıştırılabilecek sözleşmeli personelle yapılacak sözleşmeler kontrole tâbidir. Bu sözleşmeler,mevzuata uygunluk yönünden incelenir ve en geç beş işgünü içinde sonuçlandırılır.

11-Yurtdışı kira katkısı

 Devlet Memurları Kanunu ile Türk Silahlı Kuvvetleri Personel Kanununa tâbi olup, yurt dışı kadrolara sürekli görevle atanan personele yapılacak yurt dışı kira katkısı ödemelerine ilişkin işlem dosyası mali hizmetler birimince kontrol edilerek uygun görülen işlemler hakkında en geç 3 işgünü içinde olumlu görüş verilir.

Ön Mali Kontrole İlişkin Diğer Hususlar

Ön Mali Kontrole ilişkin usul ve esaslarda yer alan görevler ayrılığı maddesi gereği, harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez. Aynı şekilde, mali hizmetler biriminde mali hizmetler biriminde ön malî kontrol görevini yürütenler, onay belgesi ve ekleri ile şartname ve sözleşme tasarılarının hazırlanması, malî karar ve işlemlerin belgelendirilmesi, mal ve hizmetlerin teslim alınması gibi malî karar ve işlemlerin hazırlanması ve uygulanması aşamalarında görevlendirilemezler ve ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda başkan ve üye olamazlar. Aksi halde kişinin kendi yaptığı iş ve işlemleri kontrole tabi tutması gibi ön mali kontrolden beklenen faydayı sağlamayacak bir uygulama olacaktır.

Ön mali kontrol yapan birimlerce verilen kararlar idareleri mutlak surette bağlamazlar.  Ön mali kontrol sonucu uygun görüş verilmediği halde gerçekleştirilen işlemlerin kayıtları mali hizmetler birimince tutularak aylık olarak üst yöneticiye bildirilir. Ön mali kontrol sonucu uygun görüş verilen işlemlerin yapılması halinde ise tüm yükümlülük ön mali kontrol yapan birime ait olmayıp harcama sürecinde görev alanların sorumlulukları aynen devam etmektedir.

Bu yazının tüm hakları www.mevzuatinyeri.com a  aittir.. ” www.mevzuatinyeri.com” şeklinde aktif link verilmesi kaydıyla içerik kullanılabilir. Link vermeden yapılan alıntılar için yasal takip yapılacaktır.

Güncelleme Tarihi: 28 Ekim 2019, 11:41