Yönetim Bilgi Sisteminin Önemi
Her işletmede organizasyonun amacı; iş hedeflerine ulaşmak, kar etmek, büyümek ve faaliyetlerinin devamlılığını sağlamaktır. İş hedeflerinin önündeki risklerin yönetimi ve bu risklerin fırsatlara dönüştürülmesi işletme açısından büyük önem taşımaktadır. Dolayısıyla yönetim; stratejik hedefler doğrultusunda belirli kararlar almak, onları uygulamak, gerektiğinde kontrol etmek ve izlemek zorundadır. Yönetimin doğru bilgiye, doğru zamanda ve doğru kaynaklardan erişebilmesi sağlanmalı ve sistemli olarak bu bilgi yönetilmelidir. Tüm bu nedenlerle yönetimin doğru ve zamanında kararlar almasını sağlayacak bir Yönetim Bilgi Sistemine ihtiyaç vardır. Dolayısıyla işletmeler tarafından bir Yönetim Bilgi Sisteminin (YBS) kurulması ve bu sistemin geliştirilmesi günümüzde bir zorunluluk haline gelmiştir.
Oxford Dictionary’ nın Yönetim Bilgi Sistemi tanımı ; ‘’Şirket aktivitelerini veya organizasyon yönetimi faaliyetlerini desteklemek için tasarlanmış bilgisayar tabanlı bir bilgi işlem sistemi.’’ şeklindedir. Özgür ansiklopedi Wikipedia ise YBS’ yi Yönetim Bilişim Sistemleri olarak ifade etmekte ve ‘’hareket işlem kayıtlarını oluşturan verileri özetleyerek yönetim raporları üreten, bir bilgisayar tabanlı bilişim sistemi ’’ şeklinde tanımlamaktadır. Yine Wikipedia’ da Yönetim Bilişim Sistemleri ile ilgili ‘’ilk kez 1960’lı yılların ortalarında muhasebe, satın alma, stok, üretim, satış ve bordro konularında dönemsel raporlar hazırlamak amacı ile kullanıldığı’’ bilgisi yer almaktadır. Bu tanımlamalardan anlaşılacağı üzere Yönetim Bilgi Sistemi (YBS); gerekli verilerin ilgili kaynaklardan sistematik bir şekilde elde edilip faydalı ve anlamlı bilgiye dönüştürülerek oluşturulan raporlar ile gerek uygulayıcı birim yönetimine gerekse üst yönetime iş süreçlerinin yönetilmesi ve iyileştirilmesi ile karar alma süreçlerinde destek sağlamak amacıyla, yazılım ve donanımdan oluşturulmuş bir sistem olarak ifade edilebilir.
Bir Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) aşağıdaki bileşenlere ihtiyaç duymaktadır.
- Donanım:Önemli süreçler ile bağlantılı olan, gerekli ve ilgili tüm veriyi toplayan, kayıt eden, saklayan donanım.
- Yazılım:İlgili veri kaynaklarından veriyi elde edip veriyi işleyen ve onları anlamlı, kullanılabilir bilgiye ve rapora dönüştüren algoritma ve kodlar bütünü. Gereksinimleri karşılayan ticari bir yazılım ya da gereksinimlere göre özelleştirilmiş bir yazılım olabilir.
- Veri:Rapor üretilmesi ve süreçlerin analiz edilmesi için gerekli ve ilgili olan data.
- Personel: Mantıklı ve yorumlanabilir veriyi içeren bilgi ya da kayıtları görüntülemek, değişiklik yapmak için farklı seviyelerde yetkilendirilmiş kişiler.
- Rapor:Yönetimin karar alma sürecine ve diğer süreçlerin iyileştirmesine katkı sağlamak amacıyla oluşturulan, faydalı bilgileri içeren belge, tablo ya da grafik.
Bir Yönetim Bilgi Sistemi (YBS); donanım dâhil olmak üzere çeşitli kaynaklardan veriyi toplar, veriyi saklar, programlanan talimatlara göre verileri işler, yönetimin ihtiyacına göre gereken raporları oluşturur.
Yönetim Bilgi Sistemi, yönetime önemli kararlar almasında, alternatifleri karşılaştırmasında ve en iyi seçenekleri seçmesinde yardımcı ve destek olur. Ayrıca Yönetim Bilgi Sistemi kuruluşun iş hedeflerine yönelik organizasyonun performansının değerlendirilmesinde, departmanların performanslarının değerlendirilmesinde ve özellikle işletme genelinde raporlama süreçlerinin standartlaşmasında yönetime yardımcı olur ve organizasyona katkı sağlar.
Bilgi, “değerli bir şeye dönüştürülen veri” olarak tanımlanabilir. Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) çeşitli kaynaklardan toplanan veriyi anlamlı ve değerli bilgiye dönüştürür. YBS’ nin en önemli işlevi; ilgili verilerin elde edilmesi, analiz edilmesi, anlamlı ve faydalı bilgilere dönüştürülerek elde edilen çıktıların anlık, haftalık, aylık ya da yıllık olarak ilgili birimlere iletmesidir. Bu nedenle YBS’ nin girdisi olacak verilerin doğru, tutarlı, ilgili, faydalı, erişilebilir, güncel ve zamanlı olması çok önemlidir. Dolayısıyla YBS’ nin çıktısı olan rapor, grafik ve tabloların da aynı özellikleri taşıması sağlanacaktır. YBS’ ne girdi olacak verilerin sağlanacağı kaynakların en önemlilerinden birisi iş süreçlerinde kullanılan formlardır. Formlar, kurumsal hafızanın oluşmasına katkı sağlayan, yapılan işlerde ölçülebilir veriler elde edebilmek için kullanılan belgelerdir. Formlardaki hangi verilerin kullanılacağının tespit edilmesi etkin bir YBS için çok önemlidir.
İş süreçlerinin, BT kaynakları kullanılarak dijital ortama aktarılması, süreçteki tüm işlemlerin iz kayıtlarının bir veri tabanında tutularak iş süreçlerinin dijital olarak izlenmesi, bu veri tabanlarından ilgili verilerin çekilerek yönetim bilgi sistemine aktarılması etkin bir YBS sisteminin oluşmasına katkı sağlayacaktır. Organizasyondaki iş süreçlerinin dijital ortama aktarılması ve izlenmesinin diğer bir faydası; süreçteki her bir işlemin iz kaydının tutulmasına ve süreçte yer alan personelin yaptığı işlemlerin 7/24 saat izlenmesine imkân verecek, böylece yapılan işlemlerde hesap verilebilirlik sağlanacaktır. İç denetçiler tarafından bu iz kayıtlarının denetim sürecinde incelenmesi ya da otomatik kontrol sistemleri ile anlık olarak izlenmesi sonucunda; tutarsız ve olağan dışı işlemlerin tespit edilmesi sağlanacaktır. Aslında organizasyonun tümünü kapsayacak şekilde tüm iş süreçlerindeki işlemlerin dijital olarak izlenmesi büyük verinin (Big Data) oluşmasına da katkı sağlayacaktır. Bu yapı da YBS ‘ne girdi olacak verinin niteliğine ve kalitesine olumlu olarak yansıyacaktır. Görüldüğü gibi her kavram birbiri ile etkileşim halinde ve birbirinin gelişimini tetiklemektedir. Birinin varlığı, diğerinin var olma koşulu olarak karşımıza çıkmaktadır.
Organizasyondaki süreçlerin dijital ortama aktarılması ve bu süreçlerdeki işlemlerin dijital olarak izlenebiliyor olması önemlidir. Organizasyonun faaliyetlerini oluşturan sistemlerin ayrı yapılar olarak değil de birbiri ile entegre olmuş tek bir sistem olarak yapılandırılması ve bu sistemlerden anlık olarak bilginin yatay ve dikey olarak iletilmesi ve paylaşılması hızın önem kazandığı günümüzde çok önemlidir. Artık günlük, haftalık, aylık raporlamaların yerini anlık raporlamalar almaktadır ve anlık raporlamalar ile yönetimin ve ilgili birimlerin hızlı aksiyon alınması sağlanmaktadır. Bunun içinde dikey ve yatay entegrasyonun kurulması; gerçek zamanlı aşağıdan-yukarıya ve yukarıdan-aşağıya doğru giden iş akışlarının oluşturulması ve bu iş akışların dijital olarak izlenebiliyor olması etkin bir YBS’ nin oluşmasına imkân verecektir. Organizasyondaki süreçlerin dijital ortama aktarılması ve izlenmesinin, işletmelerin artık günümüzde konuşulmaya başlanan Endüstri 4.0’ a geçiş sürecine de çok olumlu katkıları olacaktır. Organizasyonun ana iş süreçlerini ya da en azıdan kritik iş süreçlerini kapsayan işlemlerin dijital ortama aktarılması ve bu süreçlerin dijital olarak izlenmesi hedeflenen amaca yönelik faaliyetlerin yönetilmesi, kontrol edilmesi ve bu süreçlerin sürekli iyileştirilmesinde önemli fayda sağlayacaktır ve arzulanan iç kontrol sisteminin oluşmasına da yardımcı olacaktır.
İş süreçlerinin dijital ortama aktarılması ve süreçteki işlemlerin dijital olarak izlenmesine güzel bir örnek teşkil edecek bir çay ocağı ve basit bir çay sipariş programı olduğunu farz edelim. Bu çay sipariş programını; bir web ara yüzünden programın koşulduğu sunucuya bağlanılan, tüm işlemlerin bir veri tabanında kayıt altına alındığı ve saklandığı basit bir program olarak tanımlayalım. Programın iş akışı şu şekilde olsun; ‘’bir web ara yüzünden kullanıcı adı ve şifre ile programa girilir, içecek siparişi verilir, siparişler çay ocağındaki ekrana düşer, çaylar gelir, hesabım menüsünden borç izlenir, ay sonunda çay ocağının hesabına banka havalesi ile ödeme yapılır, akabinde programın hesabım/ödeme menüsünden yapılan ödeme girilir, çay ocağı, banka hesabını kontrol ederek ödemeyi onaylar, hesaptan borç düşülür’’. Bu program sayesinde kişi çay içme konusundaki performansını aylık olarak izleyebilir. Yaptığı sipariş işlemlerini kontrol edebilir. Kayıtlardaki olağandışı işlemleri, o dönem yoğun misafirim vardı diyerek anlamlandırabilir. Programın o kadar çok çıktıları var ki; gerek çay ocağı gerek müşteri, kendi adına birçok çıktıyı değerlendirebilir. Örneğin; en çok çay siparişi veren müşteri, en az çay siparişi veren müşteri, çay ocağına en uzak mesafedeki müşterinin sipariş sayısı, siparişin en yoğun olduğu zaman dilimi gibi. Bu çıktılar ile performans değerlendirmesi, hizmet kalitesi, süreç iyileştirmesi, kar-zarar, suiistimallerin tespiti gibi birçok değerlendirme yapılabilir. Şayet bu süreci klasik yöntem olan; telefon ile sipariş verme, fiş ile ödeme şeklinde yapsaydık süreçteki işlemler kayıt altına alınamayacaktı, dolayısıyla işlemlerin herhangi bir kaydı olmadığı için süreç izlenemeyecekti ve çıktı üretilemeyecekti. Süreç kaydı ve çıktı olmadığı için süreç değerlendirmesi ve iyileştirmesi yapılamayacaktı. İç kontrol sistemi ve onun fonksiyonu olan iç denetim açısından dijital süreç izlemesi değerlendirildiğinde; tanımlanmış bir iş akış süreci, süreçte tanımlanmış roller ve sorumluluklar, süreçteki tüm işlemlerin kayıt altına alınması gibi birçok faydası bulunmaktadır. Ayrıca yapılan işlemlerin kayıt altına alınması hesap verilebilirliği de sağlamaktadır. Hatta bu sürece ilişkin prosedürler, çay demleme talimatı, hizmet kalitesi politikası, iş güvenliği politikası gibi konuları dokümante edilip web sitesinden ya da uygun yerlere asılarak ilan edilebilir ve tüm bu çalışmalar arzulanan iç kontrol sisteminin oluşmasına da katkı sağlayabilir. İşte YBS ‘ de de gerekli verilerin bu gibi süreçlerdeki ilgili veri tabanlarından sağlanarak ve değerlendirilerek anlamlı çıktılar oluşturulması ve bu çıktıların karar alma ve yönetme sürecinde yönetime destek verecek şekilde kullanılması sağlayacak bir sistemin oluşturulması amaçlanmaktadır ve bu gibi sistemler etkin bir YBS’ nin kurulmasına ve iyileştirilmesine olanak sağlamaktadır. Tabi her şey bu kadar kolay ve basit değildir. Çay ocağı örneğinde süreçteki işlemlerin klasik yöntem ile dijital olarak izlenmesi yöntemi karşılaştırılarak konunun daha iyi anlaşılması amaçlanmıştır.
YBS’ nin kurulumu ve geliştirilmesi çalışmalarında ilgili birimler ile birlikte bilgi işlem birimlerinin etkin rol alması çok önemlidir. Günümüzde hemen hemen tüm iş süreçlerinde BT kaynakları önemli ölçüde kullanılmakta ve BT kaynaklarının önemi gün geçtikçe artmaktadır. Organizasyondaki basit bir uygulama programından gelişmiş bir otomasyon programına kadar ki tüm işlemlerin kayıt altına alınması, bu verilerin depolanması, yedeklenmesi, gerektiğinde kurtarılması için etkin bir veri tabanı yönetim sistemine (Database Management System) ihtiyaç vardır. Etkin bir YBS’ nin oluşturulması için ise gerekli ve güncel verilerin bu veri tabanı yönetim sisteminden sağlanması ve işlenmesi önemlidir. Çünkü YBS’ de kullanılan verinin tam, doğru, güncel, istendiğinde erişilebilir, yetkisiz olarak değiştirilmemiş ve bu verilere sadece ilgili kişilerin erişiminin olması gerekir ve bunu da bir veri tabanı yönetim sistemi etkili bir şekilde sağlayabilir. Bu nedenlerle, Yönetim Bilgi Sistemlerinin kurulması ve iyileştirilmesinde bilgi işlem birimleri ile sürekli iletişim halinde olunması ve bilgi işlem birimlerinden destek alınması sağlanmalıdır.
Her şeyin hızla değiştiği ve geliştiği günümüzde bilgi de hızla büyümekte, değişmektedir. Ayrıca güncel ve doğru bilgiye gereksinim giderek artmaktadır. Risklerin fırsatlara dönüştürülmesi, faaliyetlerin devamlılığının sağlanması, süreçlerin iyi yönetilmesi ve sürekli şekilde iyileştirilmesi için yönetimin doğru ve yerinde kararlar alması önemlidir ve bu işlev Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) ile sağlanabilir. Dolayısıyla yönetim tarafından yerinde ve doğru kararlar alınmasına destek ve yardımcı olacak etkin bir Yönetim Bilgi Sisteminin kurulması ve bu sistemin sürekli olarak iyileştirilmesi gerekmektedir.
Ümit KAÇAR
İç Denetçi, CISA
Güncelleme Tarihi: 22 Ekim 2019, 16:46
