Muhasebe Yetkilisi Evrak Kontrolü
E İmzalı Onay Harcama Belgeleri v.b Ödemelerde Kullanılabilir mi?
Bilindiği üzere kamu kurum ve kuruluşlarının Elektronik İmza sistemine geçmeleri ile birlikte onay olur harcama talimatı gibi belgelerinde elektronik ortamda hazırlanması imkanı doğmuştur.Elektronik ortamda hazırlanan harcama talimatı,onay belgesi v.b belgelerin harcama belgeleri ekinde kanıtlayıcı belge olarak sunulup sunulamayacağı ve bu belgelere istinaden ödeme yapılıp yapılmayacağı hususunda Muhasebat Genel Müdürlüğüne sorulan görüş yazısına ilgili Genel Müdürlükçe verilen cevapta Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin harcamalarda kanıtlayıcı belge olarak kullanılabilmesi için belge üzerinde Bu belge elektronik imzalı aslı ile aynıdır şerhinin yer alması ve ilgili belgenin yetkili memurca mühürlenerek imzalanması gerektiği bildirilmiştir.
Yetkili memurca gerekli şerh yazılıp mühürlenen ve imzalanan belgeler harcamalarda kanıtlayıcı belge olarak kullanılabilecektir.
T.C.
MALİYE BAKANLIĞI Muhasebat Genel Müdürlüğü
Sayı : 90192509-220.057137 02/07/2014
Konu: Elektronik İmza.
MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİNE (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı)
İlgi: 17/06/2014 tarihli ve 61023137-840-7019 sayılı yazı.
Bilindiği üzere, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 61 inci maddesinin 3 üncü fıkrasında, muhasebe yetkililerinin ödeme aşamasında, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde, yetkililerin imzasını, ödemeye ilişkin İlgili mevzuatında sayılan belgelerin tamam olmasını, maddi hata bulunup bulunmadığını ve hak sahibinin kimliğine ilişkin belgeleri kontrol etmekle yükümlü oldukları hüküm altına alınmıştır.İlgi yazıda; Üniversitenizde elektronik imza uygulamasına geçildiğinden bahisle, elektronik imza ile imzalanan atama onayı, görevlendirme onayı, göreve başlama yazısı vb. belgelerin ödeme emri belgesine kanıtlayıcı belge olarak bağlanıp bağlanamayacağı hususundaki Bakanlığımız görüşünün bildirilmesi istenilmektedir.
Diğer taraftan, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 5 inci maddesinin dördüncü fikrasmda ise; “Ödeme belgesinin birinci nüshasına, kanıtlayıcı belgelerin aslı veya yasal bir sebeple aslı temin edilemeyenlerin onaylı suretleri bağlanır. Fatura ve taşınır işlem fişinin asıllarının bağlanması esastır. Ancak, kaybolma, yırtılma, yanma gibi mücbir sebeplerle aslının temin edilemediği hallerde, fatura ve/veya taşınır işlem fişinin onaylı örnekleri bağlanmak suretiyle ödeme yapılabilir. Onaylı suretlerin, onaylayan ilgili birim yetkilisinin adı, soyadı, unvanı, imzası ve resmi mühür ile onay tarihini taşıması gerekir.” hükümlerine yer verilmiştir.
Buna göre, ödeme belgesi ekine bağlanan kanıtlayıcı belgelerle ilgili olarak; elektronik ortamda atılan imzaların doğruluğunun, yine elektronik ortamda elektronik sertifika sağlayıcıları aracılığıyla yerine getirilmesi gerektiğinden evrak üzerinde güvenli doğrulama aracının mevcut olması gerekli kontroller için yeterli olmayıp, elektronik imzalı belgelerin çıktısı alındıktan sonra “Bu belge elektronik imzalı aslı ile aynıdır.” şerhinin yer alması ve yetkili memurlarca mühürlenerek imzalanması halinde kanıtlayıcı belge olarak kabul edilebileceği düşünülmektedir.
Bilgilerini ve gereğini rica ederim.
[gview file="https://mevzuatinyeri.com/wp-content/uploads/2018/12/e_imzali_evrak.pdf"]
