Son yıllarda kamuda kapsamlı tasarruf tedbirlerinin uygulanması ve bilişim teknolojilerinin yaygın kullanılmasıyla birlikte ıslak imzalı evraklar elektronik belgelere dönüştürülmeye başlanmıştır.

Maliye Bakanlığı (Muhasebat Genel Müdürlüğü) tarafından geliştirilen uygulama ile birlikte; Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi (KPHYS) üzerinden maaş işlemleri yürütülen memur, kadro karşılığı sözleşmeli personel ile sözleşmeli personelin, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu kapsamında verdiği “Aile Yardımı Bildirimi” ile 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu kapsamında verdiği “Aile Durumu Bildirimi” e-Devlet üzerinden elektronik olarak verilebilecektir.

Buna göre, Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi (KPHYS) üzerinden maaş işlemleri yürütülen memur, kadro karşılığı sözleşmeli personel ile sözleşmeli personel “Aile Yardımı Bildirimi” veya “Aile Durumu Bildirimi” nde bir değişiklik meydana gelmesi halinde ya da ilk defa bu bildirimleri vermesi gerektiğinde; e-Devlet üzerinden bilgilerini kontrol edip, KPHYS üzerinde hazırlanan Kamu Personeli Aile Bildirim Sistemi (KAPBİS) uygulamasında bilgilerini güncelledikten sonra çalıştığı kurum mutemedine elektronik ortamda gönderecek, mutemedin de bildirimi kontrol edip onaylamasıyla birlikte süreç tamamlanmış olacaktır.

Yapılan bu çalışma neticesinde, Başbakanlık tarafından vatandaşlar ve işletmeler üzerindeki izin almak, form doldurmak, bilgi, belge, rapor vermek gibi idari yüklerin ve kırtasiyeciliğin önlenmesi amacıyla, “bürokrasinin azaltılması ve işlemlerin basitleştirilmesi” çalışmaları kapsamında; Kamuda bürokrasi ve kırtasiyeciliğin azaltılması ve kağıt israfının önüne geçilmesi, sürecin hızlı ve güvenli işlemesi, sahte beyan ile suistimallerin önüne geçilmesi, yapılan işlemlerin arşivlenmesi hedeflenmektedir.

Bu sayede, Kamuda bürokrasinin azaltılması ve işlemlerin basitleştirilmesine yönelik hızlı, güvenli bir uygulama daha faaliyete geçmiş olacaktır.

T.C.

MALİYE BAKANLIĞI

Muhasebat Genel Müdürlüğü

Konu :          Kamu Personeli Aile Bilgileri Bildirim Sistemi

Bilindiği üzere, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun "Giderin Gerçekleşmesi" başlıklı 33 üncü maddesinin üçüncü fıkrasında yer alan “Elektronik ortamda oluşturulan ortak bir veri tabanından yararlanmak suretiyle yapılacak harcamalarda, veri giriş işlemleri gerçekleştirme görevi sayılır. Bu fıkranın uygulanmasına ilişkin esas ve usuller Maliye Bakanlığınca belirlenir.” hükmü uyarınca Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 5 inci maddesinin dördüncü fıkrasına; “Elektronik ortamda oluşturulan ortak bir veri tabanından yararlanmak suretiyle yapılacak harcamalarda, veri giriş işlemleri gerçekleştirme görevi sayıldığından, ödeme belgesine ayrıca bu verileri kanıtlayıcı belge bağlanmaz. Üçüncü ve dördüncü fıkraların uygulanmasına ilişkin usul ve esaslar Bakanlıkça belirlenir.” ibaresi eklenmiştir. Yine, 08/03/2007 tarihli ve 26456 sayılı Resmi Gazete' de yayımlanan 2007/1 sayılı Merkezî Yönetim Harcama Belgeleri Hakkında Genel Tebliğinde ise belirtilen kanun ve yönetmelik hükümleri çerçevesinde, ödemeleri Bakanlığımıza (Muhasebat Genel Müdürlüğü) bağlı muhasebe birimlerince yapılan harcama birimlerinde istihdam edilen memurların aylıklarının say2000i sisteminde oluşturulan merkezi veri tabanındaki bilgilerden yararlanmak suretiyle ödenmesinde Bakanlığımızca belirlenecek usul ve esaslara uyulacağı belirtilmiştir.

Öte yandan, 22/02/2007 tarihli ve D.4.2007-7/7251 sayılı Sayıştay 4. Dairesinin Karan ile 5018 sayılı Kanun çerçevesinde sorumlu tutulacak görevli ve yetkililerin belirlenmesi hakkında 04/06/2007 tarihli ve 5189/1 no’lu Sayıştay Genel Kurul Kararında; ortak veri tabanına girilen verilerin doğruluğu halinde, çıktının doğruluğu sistemce güvenceye bağlandığından, elektronik ortamdan alınan çıktının sıhhatinin, doğrudan doğruya veri girişinin doğruluğuyla ilgili bulunduğu belirtilerek, elektronik ortamda oluşturulan veri tabanından yararlanılarak yapılacak harcamalarda, sisteme girilecek verilerin bulunduğu belgeleri düzenleyen ve imzalayan görevlilerin, bu işlemle ilgili gerçekleştirme görevlisi olarak kabul edilmesi ve yaptığı işlemlerden harcama yetkilisi ve sorumluluğu bulunan diğer gerçekleştirme görevlileriyle birlikte sorumlu tutulmaları gerektiğine karar verilmiştir. Bu konuda Sayıştay Başkanlığı ile imzalanan 02/09/2010 tarihli protokol uyarınca Bakanlığımız (Muhasebat Genel Müdürlüğü) Bilgi İşlem Merkezinden. Sayıştay Başkanlığı Bilgi İşlem Merkezine maaş bordroları ile birlikte personelin yakın bilgileri dc her ay elektronik ortamda aktarılmaktadır.

Söz konusu mevzuat düzenlemeleri ile vatandaşlar ve işletmeler üzerindeki izin almak, form doldurmak, bilgi, belge, rapor vermek gibi İdarî yüklerin ve kırtasiyeciliğin önlenmesi amacıyla. Başbakanlık tarafından, “bürokrasinin azaltılması ve işlemlerin basitleştirilmesi” çalışmaları kapsamında hazırlanan 31/07/2009 tarihli ve 27305 sayılı Resmi Gazete' dc yayımlanan “Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik" hükümleri uyarınca; Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi (KPHYS) üzerinden maaş işlemleri yapılan kamu personelinin, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde düzenlenen Aile Yardımı Bildirimi (Örnek No: 14) ile 265 seri No’lu Gelir Vergisi Kanunu Genel Tebliğinde (EK-l)’de düzenlenen Aile Durum Bildiriminin. E-Devlet sistemi üzerinden personelin kimlik bilgilerinin doğrulanarak, KPHYS üzerinde işlemlerin kayıt altına alınması suretiyle gerçekleştirme görevlisine elektronik ortamda gönderilmesi ve gerçekleştirme görevlisince de sistem üzerinden onaylanarak bildirim yapılmasına imkan sağlamak üzere. Kamu Personeli Aile Bilgileri Bildirim Sistemi (KAPBİS) uygulaması yazılımı tamamlanmıştır.

Bu kapsamda, 29/11/2017 tarihinden itibaren. Bakanlığımız merkez ve taşra birimlerinde çalışan personele ait aile durum bilgilerindeki değişikliklerin elektronik ortamda gerçekleştirme görevlisine gönderilmesine başlanılmış olup; 16/01/2018 tarihi itibariyle KPHYS kullanan tüm Kamu Kumrularında çalışan memurlar Aile Yardımı ve Aile Durum Bildirimlerini E-Devlet üzerinden elektronik ortamda yapmaya başlayacaklardır.

Buna göre;

1- 16/01/2018 tarihinden itibaren Gerçekleştirme görevlilerince (önceki adıyla maaş mutemedi). (KPHYS) -Memur Maaş Modülünde yer alan Aile Bilgi Girişinden değişlik yapılmayacaktır.

2-Personel tarafından. E-Devlet sistemi üzerinden yapılan bildirim için gerçekleştirme görevlilerince. (KPHYS) - Kamu Personeli Aile Bildirim Sistemi (KAPBİS) modülünde yer alan Aile Bildirim Onay Akranından “İşlemi Onayla" yapıldığında Maaş Bilgi Girişinde yer alan aile bilgileri güncellenecektir. Yanlış bildirimler için “İşlemi İade Et” butonu ile personele bildirimi iade edilecektir.

3- Kamu Personeli Aile Bilgileri Bildirim Sistemi (KAPBÎS) uygulama kılavuzu hazırlanmış ve uygulama sayfasına eklenmiş olup, kurumunuzun harcama birimlerinde maaş işlemlerini yürüten personel ile kurumunuz personelinin konu hakkında bilgilendirilmesi gerekmektedir.

Uygulamanın sorunsuz işleyerek maaş ödemelerinde herhangi bir aksamaya meydan verilmemesi için gereken tedbirlerin alınması hususunda bilgilerini ve gereğini önemle arz ve rica ederim.