Yetkili Satıcı Belgesinde İmza Eksikliği Hk. KİK Kararı

Başvuru sahibi Sadi Canlı tarafından yukarıda yer verilen İdari Şartname düzenlemesi gereğince Toksöz Spor Malz. Tic. A.Ş., Barçın Spor Malz. Top. ve Per. Sat. Tic. Ltd. Şti. ve İçten Spor Ayakkabı San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından düzenlemiş üç farklı yetkili satıcı belgesi sunulduğu tespit edilmiş olup bu belgelerden Toksöz Spor Malz. Tic. A.Ş. tarafından düzenlendiği belirtilenin üzerinde firma kaşesi olduğu, ancak imza bulunmadığı görülmektedir.
Resmi ve ticari tüm işlemlerde ve faaliyetlerde süreçler imza ile ilerlemekte olup bir beyan veya işleme ilişkin aidiyetin tespiti ancak imza yolu ile mümkün olabilmektedir. Bu çerçevede, üzerinde düzenleyen kişiye ait imza bulunmayan bir belgenin hukuken geçerliliğinden söz edilemeyeceği anlaşılmaktadır. Dolayısıyla, inceleme konusu ihalede başvuru sahibi Sadi Canlı tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan Toksöz Spor Malz. Tic. A.Ş. tarafından düzenlendiği iddia edilen belgenin idarece geçerli kabul edilmemesi işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığı tespit edilmiştir

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2013/075
Gündem No : 43
Karar Tarihi : 27.11.2013
Karar No : 2013/UM.III-4445

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:
Başkan V. II. Başkan: Kazım ÖZKAN
Üyeler:Ali Kemal AKKOÇ, Erkan DEMİRTAŞ, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hasan KOCAGÖZ, Mehmet AKSOY
BAŞVURU SAHİBİ:
Sadi CANLI,
Trabzon Cad. Milcan Apt. Altı No:16/B KAHRAMANMARAŞ
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Kahramanmaraş Belediyesi Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü,
İsmetpaşa Mahallesi Azerbaycan Bulvarı No:25 Belediye Hizmet Binası Kat:4 46050 KAHRAMANMARAŞ
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2013/123115 İhale Kayıt Numaralı “Spor Malzemesi Alımı” İhalesi
KURUMCA YAPILAN İNCELEME:
Kahramanmaraş Belediyesi Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından 03.10.2013 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Spor Malzemesi Alımı” ihalesine ilişkin olarak Sadi Canlı’nın 21.10.2013 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 24.10.2013 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 30.10.2013 tarih ve 32996 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 30.10.2013 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2013/3809 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, teklif dosyaları kapsamında sunmuş oldukları üç adet yetkili satıcı belgesinden bir tanesinde imza olmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı, ihaleye sundukları belgenin distrübütör firmadan aldıkları belgenin aslı olduğu ve belge üzerinde alındığı haliyle imza bulunmadığı, zaten İdari Şartname’de de yetkili satıcılık belgesinde imza olması gerektiğine dair bir zorunluluk bulunmadığı, ayrıca teklif dosyası kapsamında bir tane bile yetkili satıcı belgesi sunulmasının yeterli olmasına rağmen kendileri tarafından 3 adet sunulduğu, bununla da idareye marka ve kalite konusunda alternatifler sağlanmasının amaçlandığı, dolayısıyla bir tane bile yetkili satıcılık belgesi sunulmasının yeterli kabul edileceği, dosyalarında geçerli iki tane yetkili satıcılık belgesi bulunduğu iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdare tarafından ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen belgelerin incelenmesi neticesinde, ihale konusu işin 41 kalem spor malzemesi alımı olduğu, 03.10.2013 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye teklif vermek üzere 3 firma tarafından doküman alındığı ve teklif sunulduğu, idarece yapılan değerlendirme neticesinde 3 firmanın teklifinin de uygun bulunmadığı ve ihalenin geçerli teklif kalmadığı gerekçesiyle iptal edildiği anlaşılmaktadır.
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yetkili satıcılığı veya imalatçılığı gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “(1) Alımın özelliği göz önünde bulundurularak, aday veya isteklinin alım konusu malı teklif etmeye yetkisinin bulunup bulunmadığı, ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak düzenlenebilir. Bu hususun yeterlik kriteri olarak düzenlenmesi durumunda aşağıdaki bentlerde yer alan belgelerin birlikte istenmesi zorunludur. Aday veya istekli ise kendi durumuna uygun olan belge veya belgeleri sunar. Bu belgeler şunlardır:
a) Aday veya istekli imalatçı ise imalatçı olduğunu gösteren belge veya belgeler,
b) Aday veya istekli yetkili satıcı veya yetkili temsilci ise yetkili satıcı ya da yetkili temsilci olduğunu gösteren belge veya belgeler,
c) Aday veya istekli Türkiye’de serbest bölgelerde faaliyet gösteriyor ise yukarıdaki belgelerden biriyle birlikte sunduğu serbest bölge faaliyet belgesi.…” hükmü, ihale konusu işe ait idari şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7.5.4.3 üncü maddesinde “İstekliler ihale konusu spor malzemelerinin yetkili satıcısı olduklarına dair üretici veya distribütör firmadan aldıkları yetkili satıcı veya bayilik belgesinin aslını veya noter tasdikli suretlerini teklifleri ile birlikte sunacaklardır.” hükmü yer almaktadır.
Başvuru sahibi Sadi Canlı tarafından yukarıda yer verilen İdari Şartname düzenlemesi gereğince Toksöz Spor Malz. Tic. A.Ş., Barçın Spor Malz. Top. ve Per. Sat. Tic. Ltd. Şti. ve İçten Spor Ayakkabı San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından düzenlemiş üç farklı yetkili satıcı belgesi sunulduğu tespit edilmiş olup bu belgelerden Toksöz Spor Malz. Tic. A.Ş. tarafından düzenlendiği belirtilenin üzerinde firma kaşesi olduğu, ancak imza bulunmadığı görülmektedir.
Resmi ve ticari tüm işlemlerde ve faaliyetlerde süreçler imza ile ilerlemekte olup bir beyan veya işleme ilişkin aidiyetin tespiti ancak imza yolu ile mümkün olabilmektedir. Bu çerçevede, üzerinde düzenleyen kişiye ait imza bulunmayan bir belgenin hukuken geçerliliğinden söz edilemeyeceği anlaşılmaktadır. Dolayısıyla, inceleme konusu ihalede başvuru sahibi Sadi Canlı tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan Toksöz Spor Malz. Tic. A.Ş. tarafından düzenlendiği iddia edilen belgenin idarece geçerli kabul edilmemesi işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığı tespit edilmiştir.
Bununla birlikte, yukarıda yer verilen İdari Şartname maddesi gereğince ihalede istekliler tarafından bir adet bile yetkili satıcı belgesi sunulmasının yeterli olduğu anlaşılmakta olup, başvuru sahibi tarafından da sunduğu yetkili satıcı belgelerinin her biri ile ihale konusu malların tamamını temin etmesinin mümkün olduğunun Kuruma yapılan itirazen şikâyet başvurusunda belirtildiği görülmektedir.

Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in “Komisyonun görev ve sorumlulukları” başlıklı 7’nci maddesinde “Komisyonun görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir:
a)Yüklenici tarafından idareye teslim edilen malın veya yapılan işin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını inceler.
b)Komisyon üyeleri her muayenede hazır bulunmak zorundadır.
c)Kısa sürede bozulabilen maddelerin muayenesine öncelik verir.
d)Komisyon, ihale dokümanında belirlenen şekilde kabul işlemlerinde esas alınacak işlemleri yürütür.” hükmü yer almaktadır.
Dolayısıyla, başvuru sahibi tarafından sunduğu yetkili satıcı belgelerinin her biri ile ihale konusu malların tamamını temin etmesinin mümkün olduğunun Kuruma yapılan itirazen şikâyet başvurusunda belirtildiği, yukarıda yer verilen Yönetmelik hükmü gereğince de bu malların ihale dokümanına uygun bir şekilde sunulup sunulmadıklarının muayene ve kabul komisyonu üyelerince de tekrar kontrol edileceği dikkate alındığında, teklif dosyası kapsamında iki adet geçerli yetkili satıcı belgesi sunan Sadi Canlı’nın teklifinin idarece değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.
Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Sadi Canlı’nın teklifinin değerlendirmeye alınması suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,
Oybirliği ile karar verildi.