İhale komisyon üyesinin ilk oturuma katılmayıp ikinci oturuma katılması ihalenin iptal sebebi midir?
Kamu İhale Kurulu, ihale komisyon üyelerinin eksiksiz toplanmalarının mevzuat gereği bir zorunluluk olduğunu belirterek, bir komisyon üyesinin ilk oturuma katılmayıp ikinci oturma katılmasının ihalenin iptalini gerektirdiğine karar verdi
BAŞVURU SAHİBİ:
Tenedos Turizm Taşımacılık Ticaret Limited Şirketi,
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Çanakkale Gençlik Ve Spor İl Müdürlüğü,
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2021/880714 İhale Kayıt Numaralı “2022 Kış Dönemi Kampı Rehberlik, Seyahat Sağlık Sigortası ve Personel Hizmeti” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Çanakkale Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü tarafından 04.01.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2022 Kış Dönemi Kampı Rehberlik, Seyahat Sağlık Sigortası ve Personel Hizmeti” ihalesine ilişkin olarak Tenedos Turizm Taşımacılık Ticaret Limited Şirketinin 13.01.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 14.01.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 21.01.2022 tarih ve 3084 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 21.01.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2022/92 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,
2) İhale saatinde toplanan ihale komisyonunun bir erkek komisyon başkanı ve dört kadın komisyon üyesinden oluştuğu, ancak tebliğ edilen ihale kararında iki erkek komisyon üyesi ve üç kadın komisyon üyesinin ad, soyad, unvan ve imzalarının yer aldığı, bir erkek komisyon üyesinin ihaleye katılmamasına rağmen katılmış gibi imza attığı, şikayet üzerinde idare tarafından verilen cevapta söz konusu komisyon üyesinin ilk oturuma yetişemediği ancak ikinci oturumda komisyona dahil olduğu ve ilk oturumda onun yerine oturan kadın personelin ise sekreterya yaptığının ifade edildiği, dolayısıyla bir erkek komisyon üyesinin ihaleye katılmadığının idare tarafından da kabul edilmiş olduğu,
A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
..
2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:
Kamu İhale Kanunu’nun “İhale Komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.
İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.
Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.
İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.
İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü yer almaktadır.
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.
(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.
(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.
(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.
(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.
(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü yer almaktadır.
Yukarıda yer verilen mevzuat hüküm ve açıklamaları uyarınca, ihale komisyonunun tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşması gerektiği, üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olmasının zorunlu olduğu, ihale komisyonunun eksiksiz toplanması gerektiği, ayrıca asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacaklarının belirtilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.
İdari işlemlerin tesis edilmesi sürecinde takip edilecek yöntemler ve işlemlerin icrai nitelik kazanması için tamamlanması gereken hususlar, idari işlemlerin şekil unsurunu oluşturmakta olup, bu süreçte ortaya çıkabilecek açık hukuka aykırılıklar, idari işlemi sakatlayabilmektedir.
Yapılan incelemede, ihale komisyonunun 04.01.2022 tarihinde toplandığı ve aynı tarihte komisyon kararının alındığı, kararın ihale yetkilisi tarafından 05.01.2022 tarihinde onaylandığı, ihale komisyonu kararında beş ihale komisyonu üyesinin de imzasının yer aldığı görülmekle birlikte, idarece başvuru sahibine verilen cevabi yazıda yer alan “komisyon üyesi personelin ihaleye dair ilk oturuma yetişemediği, ancak ihale evraklarının incelendiği 2. oturumda komisyona dahil olduğu ve tüm evrakları detaylı şekilde incelediği, ihale salonunda bulunan bayan personelin ise komisyonun sekreteryasını tutan yine İl Müdürlüğü personeli olduğu” şeklindeki ifadeden, ihale komisyonunun toplandığı ve karar aldığı ilk oturumda bir komisyon üyesinin bulunmadığı, bu üyenin daha sonraki oturumlara katılarak teklif dosyalarını incelediği ve tutanakları imzaladığı anlaşılmıştır.
İhale komisyonunun eksiksiz olarak toplanması gerektiği hususu, 4734 sayılı Kanun’un emredici bir hükmü olup, anılan hükme riayet edilmemesinin açık bir hukuka aykırılık niteliği taşıdığı ve söz konusu aykırılığın ihale komisyonu kararını sakatladığı, bu durumun telafisi mümkün olmayan bir mevzuata aykırılık hali oluşturduğu değerlendirildiğinden, incelemeye konu ihalenin iptal edilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.
