İhale komisyonunun var, yok şeklinde yeterlilik belge kontrolünü yapmaması ihaleyi iptal sebebi mi?

KİK, yeterlilik belgeleri üzerinde var, yok kontrolünün yapılmamasını ihalenin iptal sebebi olduğu yönünde karar vermiştir.

Toplantı No: 2021/005

Gündem No: 59

Karar Tarihi: 03.02.2021

Karar No: 2021/UH.I-311

BAŞVURU SAHİBİ:

............Sosyal Hizm. Tem. Hizm. ve Ürün. Gıda Mad. Yemek Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Muğla Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2020/583498 İhale Kayıt Numaralı “Müdürlüğümüze Bağlı Kuruluşlarımızın 2021 Mali Yılı Mamul Yemek” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Muğla Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü tarafından 08.12.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Müdürlüğümüze Bağlı Kuruluşlarımızın 2021 Mali Yılı Mamul Yemek” ihalesine ilişkin olarak Doğan Srt Sosyal Hizm. Tem. Hizm. ve Ürün. Gıda Mad. Yemek Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 15.12.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 23.12.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 30.12.2020 tarih ve 59677 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.12.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/2189 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

...

3) Taraflarına tebliğ edilen ihale komisyonu kararında “istekliler huzurunda teklif zarfı teslim sırasına göre teklif zarfı açılarak isteklilerin geçici teminat ve birim fiyat teklif mektuplarının uygunluğu ve yeterlik belgelerinin var-yok kontrolü yapılmıştır.” ifadesinin yer aldığı, ancak söz konusu ihalede istekliler huzurunda sadece geçici teminat ve birim fiyat teklif mektuplarının uygunluğuna bakıldığı, yeterlik belgelerinin var yok kontrolünün yapılmadığı,

...........

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

...

3) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin Alınması ve Açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. … Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmüne,

İdari Şartname’nin “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 30’uncu maddesinde “…30.2. İhale komisyonunca, tekliflerin alınması ve açılmasında aşağıda yer alan usul uygulanır:

30.2.1. İhale komisyonunca bu Şartnamede belirtilen ihale saatinde ihaleye başlanır ve bu saate kadar kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur.…

30.2.3. İhale konusu işin yaklaşık maliyeti açıklandıktan sonra zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik olan veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ve teklif bedelleri açıklanarak tutanağa bağlanır. Düzenlenen bu tutanaklar ihale komisyonunca imzalanır ve ihale komisyon başkanı tarafından onaylanmış bir sureti isteyenlere imza karşılığı verilir….

30.2.4. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez. Teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” düzenlemesine yer verilmiştir.

İdarece gönderilen belgeler incelendiğinde, ihale komisyonu üyeleri tarafından ihale tarihi olan 08.12.2020’de ve saat 10:30’da düzenlenen tutanak ile “Müdürlüğümüz 2020/583498 İKN’li Müdürlüğümüze bağlı kuruluşlarımızın 2021 Mali Yılı Mamul Yemek Alımı ihalesi 08.12.2020 tarihinde saat:10:30 da toplanıldığı, komisyon tarafından isteklilere ihaleye başlamadan önce, ihaleye katılan istekli sayısının fazla olması, salonun yeterli şartlara sahip olmaması ve içinde bulunduğumuz pandemi nedeniyle, zarfların uygunluk kontrollerinin yapılacağı, birim fiyat tekliflerinin okunduktan sonra, yeterlik belgelerinin kontrolünün komisyon tarafından yapılıp talep eden isteklilere zarf açma ve belge kontrol tutanağının verileceğinin teklif edildiği, ihaleye katılan istekli yetkilileri tarafından bu duruma itiraz edilmediğinden yaklaşık maliyet ve tekliflerin okunmasının ardından istekliler saat:11.07 de salon dışına çıkarıldığı ve ihale süreci bu şekilde devam ettirildiği” hususunun imza altına alındığı görülmüştür.

Anılan tutanak uyarınca ihale komisyonu tarafından isteklilerce teklif dosyasında sunulan belgelerin eksik olup olmadığı kontrolünün isteklilerle birlikte hazır bulunanların önünde yapılmadığı anlaşılmıştır.

Yukarıda aktarılan Kanun’un 36’ncı maddesinde ihale komisyonu tarafından, ihalenin ilk oturumunda tekliflerin alınması ve açılması sırasında yapılacak işlemler tereddüte mahal vermeyecek şekilde sıralanmıştır.

Anılan hükme göre, ihale saatinde eğer varsa hazır bulunanlar önünde yapılan ilk oturumda; sunulan zarflardan uygun olanların açılması, daha sonra ise, aday veya isteklilerce sunulan belgelerin tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğunun zarf açma ve belge kontrol tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilmesi ve istekliler ile teklif fiyatlarının açıklanması ve bu işleme ilişkin hazırlanan tutanağın ihale komisyonunca imzalanması ardından da ilk oturumun kapatılması gerekmektedir.

İncelemeye konu ihalede, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağının ilk oturumda istekliler huzurunda değil, sadece ihale komisyonu üyelerinin katıldığı bir oturumda düzenlendiği, bu itibarla zarfların içindeki belgelerin kontrolü işleminin Kanun’un 36’ncı maddesine uygun olarak gerçekleştirilmediği değerlendirilmiştir.

Kanun’un bu yöndeki düzenlemesinin amacının, zarfların açıldığı anda eğer varsa istekliler huzurunda, isteklilerce teklif zarfı içine konulan belgelerin tespit edilmesi, bu şekilde 4734 sayılı Kanun’un “Temel İlkeler” başlıklı 5’inci maddesinde belirtilen saydamlık, eşit muamele, güvenirlik ve kamuoyu denetimi ilkelerini sağlamak olduğu dikkate alındığında; başvuru konusu ihalede Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağının ilk oturumda istekliler huzurunda tutulmamış olmasının, Kanun’un 5’inci maddesinde yer alan temel ilkelere aykırı olduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu, idarece ilk oturumda gerçekleştirilen işlemlerin daha sonra ihya edilemeyeceği, bu nedenle ihalenin iptal edilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.