Doğrudan temin nedir?

4734 sayılı Kanunun 22 nci maddesinde belirtilen hallerde ihtiyaçların; Kanunun 18 inci maddesinde sayılan ihale usulleri için tespit edilen kurallara uyulmaksızın; ilan yapılmadan, teminat alınmadan, ihale komisyonu kurma ve anılan Kanunun 10 uncu maddesinde sayılan yeterlik kriterlerini arama zorunluluğu bulunmaksızın, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak temin edilmesi mümkün bulunmaktadır.

Ancak; idarenin işin niteliğine göre söz konusu işlemleri yapmasında da hukuki bir engel bulunmamaktadır. Örneğin, idare işin niteliğine göre gerekli görüyorsa teminat alabilir, belirlediği yeterlik kriterlerini uygulayabilir veya satın almak istediği bir bina için ilan verebilir. Doğrudan temin uygulamasına ilişkin olarak Kamu İhale Kurumunca ayrıntılı düzenlemeler yapılmamış idarelerce uygulanabilecek tip şartname, tip sözleşme, standart form gibi hukuki metinler üretilmemiştir.İdareler, diğer ihale usulleri için öngörülmüş bulunan 57 şartname ve sözleşme içeriklerinden yararlanarak kendi tercihleri doğrultusunda uygun metinler hazırlayıp uygulayabileceklerdir.

Doğrudan temin usulü ile yapılan alımlarda düzenlenmesi gereken belgeler nelerdir?

Doğrudan temin suretiyle yapılacak alımlarda belge düzeni bakımından uyulması gereken kurallar konusunda Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği (MYHBY)/ Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği (MİHBY) hükümlerinin de gözetilmesi gerekir. Bu Yönetmeliklere tabi bulunmayan idareler ise kendi harcama mevzuatlarının öngördüğü belgeleri ödeme evrakına eklemek zorundadırlar. Doğrudan temin uygulamasında onay belgesi düzenlenmesi zorunludur. Nitekim bu zorunluluk Kamu İhale Genel Tebliğinde de; “…..22 nci maddeye göre ihtiyaçların karşılanmasında onay belgesi düzenlenmesi, onayı takiben ihale yetkilisince görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılması ve buna ilişkin belgelerin dayanakları ile birlikte onay belgesine eklenmesi zorunludur.” şeklinde ifade edilmiştir. İhale usullerine göre yapılacak alımlarda uygulanmak üzere ihale uygulama yönetmelikleri ekinde “ihale onay belgesi” standart formuna yer verilmişken, ne uygulama yönetmeliklerinde ne de Kamu İhale Genel Tebliği ve MYHBY’ de doğrudan temin suretiyle yapılacak alımlarda kullanılmak üzere üretilmiş “onay belgesi” standart formu bulunmamaktadır.

Doğrudan teminle yapılan alımlarda Yönetmelikte ifade edilen bilgileri taşıyan bir belgenin kullanılması yeterli olmakta, ayrıca bir formata uygunluk şartı aranmamaktadır. Bunu temin için uygulama yönetmelikleri ekinde yer alan İhale Onay Belgesi (KİK001.0/M-H), (KİK001.1/Y) standart formundan yararlanılarak belge düzenlenmesi de mümkündür.

Doğrudan teminde yaklaşık maliyet düzenlenmesi zorunlumudur?

Doğrudan temin uygulamasında yaklaşık maliyet hazırlanması zorunlu değildir. Ancak idarenin takdiri doğrultusunda hazırlanabilir.

Doğrudan teminde sözleşme imzalama zorunluluğu varmıdır?

Doğrudan temin uygulamasında şartname ve/veya istisnai haller dışında sözleşme düzenlenmesi zorunlu değildir. Doğrudan temin uygulamasında kural olarak şartname ve sözleşme düzenlenmesi zorunlu olmayıp idarenin takdirindedir. Ancak belli nitelikli alımlarda sözleşme düzenlenmesi zorunluluğu bulunmaktadır. Konuya ilişkin olarak Kamu İhale Genel Tebliğinin 22 nci maddesinde; “22.1.1.3. Bu madde kapsamında alımı yapılacak malın teslimi veya hizmetin ya da yapım işinin belli bir süreyi gerektirmesi durumunda, alımın bir sözleşmeye bağlanması zorunlu olup bir defada yapılacak alımlarda sözleşme yapılması idarelerin takdirindedir. Buna karşılık, 22 nci maddenin (c) bendi kapsamında yapılan alımlarda ise madde metninde belirtildiği üzere sözleşme yapılması zorunludur.” denilmektedir. Bu bağlamda örneğin; tek  seferde teslim tesellüm işlemi gerçekleştirilen ve bedeli ödenen alımlarda sözleşme düzenlenmesi gerekmezken; teslimi belli bir süreyi gerektiren mal alımlarında, belli bir süreye yayılan hizmet sunumlarında ve yapım işlerinde ise sözleşme düzenlenme zorunluluğu bulunmaktadır. Belli bir ifa süresine ihtiyaç gösteren alımlarda sözleşme düzenlenme zorunluluğu getirilmesinin nedeninin, sözleşmenin başta süresi olmak üzere genel kurallarını ve bu süre içerisinde gerçekleşecek karşılıklı edimleri yazılı kural haline getirmek suretiyle idare ile yüklenici arasındaki bu süreli ilişkiye ispat keyfiyeti kazandırmak olduğu değerlendirilmektedir.

Şartname ve sözleşme düzenlenecek hallerde; -Uygulama Yönetmelikleri ekinde yer alan Tip Sözleşme ve Tip Şartnamelerin kullanılma zorunluluğu,

-4734 sayılı Kanunun 27 nci maddesinde düzenlenen idari şartnamede bulunması zorunlu hususlara uyma zorunluluğu,

-4735 sayılı Kanunun 7 nci maddesinde düzenlenen sözleşmede bulunması zorunlu hususlara uyma zorunluluğu, Olmaksızın, işin niteliğine göre; sözleşmenin konusunu, bedelini, süresini, tarafların hak ve yükümlülüklerini belirleyen amaca uygun bir sözleşme metni kullanılabilecektir.

Doğrudan Teminde Teminat Alınması Zorunlumudur?

Doğrudan teminde teminat alınması idarenin takdirindedir. İdare hiç teminat almayabileceği gibi, geçici ve kesin teminatın her ikisini ya da sadece geçici veya sadece kesin teminat da alabilecektir.

Doğrudan teminde yeterlilik kurallarına uyma zorunluluğu varmı?

Doğrudan temin yönteminin kullanıldığı durumlarda Kanunun 10 uncu maddesinde sayılan yeterlik kurallarını arama zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak idare isterse bu yöntemle karşılanacak ihtiyacın özelliğinin elverdiği durumlarda kendi belirleyeceği yeterlik kriterlerini uygulama imkanı da bulunmaktadır. Böylece belli bir yeterlik seviyesinin üzerindeki piyasa aktörlerinden piyasa araştırması yapmak suretiyle ihtiyaç temini de idarenin takdirindedir. 

Doğrudan teminde ihale komisyonu kurma zorunluluğu varmıdır?

Doğrudan teminde ihale komisyonu kurulması zorunlu değildir. Ancak bazı idarelerin doğrudan teminde ihale komisyonu kurduğu ve bu komisyonun piyasa araştırması sonuçlarını karara bağladığı da görülmüştür. Bu durumda 488 sayılı Damga Vergisi Kanunu açısından ihale komisyonu kararından kaynaklı olarak damga vergisi doğduğu hususuna dikkat etmek gerekir. Zira aksi durumda damga vergisi doğmayacağı tabiidir. Doğrudan temin uygulamasında piyasa fiyat araştırması yapacak kişilerin görevlendirmesini ihale yetkilisinin veya yetki devrettiği kişinin bizzat yapması gereklidir. 59 İhale yetkilisi Kanunun 4 üncü maddesinde tanımlanmıştır. Görevlendirilen kişi veya kişilerin temin sürecinden (piyasa fiyat araştırması, teslim veya kabul sürecinden sorumlu olması gibi) doğrudan sorumlu olmaları, ihale komisyonu görevini ikame edecek şekilde bir görev ve yetkiyi kullanmaları bu kişilerin yazılı olarak görevlendirilmesi gereğini ortaya koymaktadır. Görevlendirme her bir alım için yapılabileceği gibi, yılın tamamını kapsayacak biçimde tek bir seferde de yapılabilir. Piyasa fiyat araştırmasında uyulması gereken yöntem ve esaslara ilişkin olarak 22 nci maddenin son fıkrasında, maddenin farklı durumları düzenleyen bütün bentleri için geçerli olmak üzere; “....ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilir” denilmektedir. Görüleceği üzere madde; piyasa araştırması için belli bir yöntem yönlendirmesi yapmamıştır. Bu kapsamda, ihtiyaca ilişkin elde edilen fiyatların ispat mükellefiyetini sağlayacak şekilde kaydedilmesinin yeterli olduğu söylenmelidir.