Taşınır işlemleri ile ilgili denetim maddeleri
Bağışlanan Resimler İçin Taşınır İşlem Fişi Düzenlenmemesi ve Demirbaşlar Hesabına Kaydedilmemesi
Belediye Uluslararası Türk Dünyası Sanat Çalıştayı düzenlemiş, etkinliğe katılan Türk ve yabancı ressamlar yaptıkları 85 adet resmi belediyeye hediye etmiş, ancak eserler için Taşınır İşlem Fişi düzenlenmemiş ve 255 Demirbaşlar Hesabına kaydedilmemiştir.
Maddi Duran Varlıklılar Kayıtlara Alınırken Net Değer Hesabı Yerine Sayım Fazlaları Hesabının Kullanılması
2019 yılının açılış yevmiye kaydı ve mizan cetvelinde yer alan 397- Sayım Fazlaları Hesabındaki tutarın kaynağının anlaşılması amacıyla bu hesaba ilişkin 2018 yılına ait yevmiye kayıtları incelenmiştir. İnceleme sonucunda bazı taşınırların muhasebeye intikali aşamasında 253 Tesis Makine ve Cihazlar Hesabı ile 254 Taşıtlar Hesabının karşılığında 500 Net Değer Hesabı kullanılması gerekirken 397- Sayım Fazlaları Hesabının kullanıldığı görülmüştür.
Giriş Kaydı Yapılan Tüketim Malzemelerinin, Kullanılmış Olup Olmadığına Bakılmaksızın Aynı Yevmiye Kaydında Giderleştirilmesi
150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilecek bir mal veya malzeme satın alındığında taşınır giriş kaydı yapıldığı fakat tüketim yapılmadan aynı tarihte taşınır kayıtlarından çıkış yapıldığı görülmüştür.
Tüketimi henüz gerçekleşmemiş bir tüketim malzemesinin, muhasebe kayıtlarından alındığı anda çıkışının yapılması fiili miktar ile kayıtlı miktar arasında tutarsızlığa sebebiyet vermektedir. Bu yanlış uygulama neticesinde 2016, 2017 ve 2018 yıllarına ait kesin mizanda ve bilançoda 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı sıfır bakiye vermiştir.
Bağış Suretiyle Edinilen Taşınırların Mevzuata Aykırı Olarak Bütçe Gelirleri İle İlişkilendirilmesi
Belediyenin bağış suretiyle edindiği taşınırların bütçeye gelir kaydedilmek suretiyle bütçeyle ilişkilendirildiği görülmüştür.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin maddi duran varlıkların hesaplara alınmasını düzenleyen 163’üncü maddesinin ikinci fıkrası ve devamında yer verilen ilgili maddi duran varlık hesaplarına ilişkin hükümleri uyarınca, bedelsiz olarak kuruma intikal eden taşınırların tespit edilen değerleri üzerinden ilgili maddi duran varlık hesaplarına borç, 600 Gelirler Hesabına alacak kaydedilmesi gerekmektedir.
Taşınır İşlem Fişlerinin Katma Değer Vergisi Hariç Olarak Düzenlenmesi
Bazı mal alımlarında taşınır işlem fişlerinin (örnek; 1620, 3045, 3499 yevmiye numaralı ödeme emri belgeleri) katma değer vergisi hariç olarak düzenlendiği tespit edilmiştir. Taşınır işlem fişlerinin düzenlenmesi sırasında kayıtların maliyet bedeli ile yapılması ve katma değer vergisinin eklenmesi gerekmektedir.
İlk Madde Ve Malzemeler Hesabına İlişkin Olarak Kaydi Durum İle Fiili Durum Arasındaki Tutarsızlık Bulunması
Belediyesine ait 2018 yılı Taşınır Yönetim Dönem Hesabı ile Mizan kayıtlarının incelenmesi neticesinde; Taşınır Mal Yönetim Hesabına İcmal Cetvelinde yer alan devir tutarları ile mizan kayıtları arasında 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabına ilişkin uyumsuzluk olduğu tespit edilmiştir.
Önceki yıldan devredilen, yılı içinde giren, çıkan ve ertesi yıla devredilen taşınırlar ile yılsonu sayımında bulunan fazla ve noksanları gösteren taşınır mal yönetim hesabının mali tablolarla uyum içerisinde olması gerektiği ve bu hususun harcama yetkilisince kontrol edilmesi gerektiği belirtilmiştir. Ayrıca taşınırların muhasebe işlemleri için giriş çıkışlarının belirli bir düzen ve nizam içerisinde muhasebe birimine bildirilmesi ve bu verilerin doğruluğunun muhasebe yetkilisince kontrol edilmesi gerektiği kayıt altına alınmıştır. Dolayısıyla, taşınır giriş ve çıkışları yönetmelik hükümleri doğrultusunda kontrol sürecinden geçirilerek kayıt altında tutulacağı ve fiili durumun mali tablolar ile mutlak surette uyum içinde olması gerektiği hüküm altına alınmıştır.
Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabına İlişkin Olarak Kaydi Durum İle Fiili Durum Arasında Uyumsuzluk Olması
Belediyesine ait 2018 yılı Taşınır Yönetim Dönem Hesabı ile Mizan kayıtlarının incelenmesi neticesinde; Taşınır Mal Yönetim Hesabına İcmal Cetvelinde yer alan devir tutarları ile mizan kayıtları arasında 253 Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabına ilişkin uyumsuzluk olduğu tespit edilmiştir.
Taşıtlar Hesabına ilişkin Olarak Kaydi Durum İle Fiili Durum Arasında Uyumsuzluk Olması
Belediyesine ait 2018 yılı Taşınır Yönetim Dönem Hesabı ile Mizan kayıtlarının incelenmesi neticesinde; Taşınır Mal Yönetim Hesabına İcmal Cetvelinde yer alan devir tutarları ile mizan kayıtları arasında 254 Taşıtlar Hesabına ilişkin uyumsuzluk olduğu tespit edilmiştir.
İmalatta Kullanılan Malzeme İçin Taşınır İşlem Fişi Düzenlenerek İlk Madde ve Malzeme Hesabına Kayıt Yapılması
Taşınır işlem fişi kesilerek taşınır hesap kodlarına kaydedilecek işlemler mal veya malzeme olarak teslim alınıp daha sonra kullanıma sunulacak ve ambar giriş-çıkış kayıtları yapılacak olanlardır. Dolayısıyla bir yapım veya onarım işi kapsamında imalat bünyesine girecek malzemenin taşınır hesaplarına kaydı uygun olmadığı gibi, bunların mal alımı olarak değerlendirilerek diğer işlemlerin ve düzenlenen belgelerin de mevzuata aykırı olması sonucunu doğurmaktadır.
Taşınır Kesin Hesabı ile Muhasebe Kayıtları Arasında Uyumsuzluk Olması
Belediyenin muhasebe kayıtlarında yer alan Tesis Makine ve Cihazlar, Taşıtlar ve Demirbaşlar Hesabına ilişkin tutarlar ile Taşınır Kesin Hesabında kayıtlı tutarlar arasında fark olduğu görülmüştür.
Tesis Makine ve Cihazlar, Taşıtlar ve Demirbaşlar hesaplarına ait muhasebe kayıtları ile taşınır kesin hesap kayıtları arasında tutar farklılıklarından hareketle kurum mali tablolarında “Maddi Duran Varlık” hesap alanının, tabloda kayıtlı tutar farkları kadar doğruluğu ve güvenilirliğini olumsuz etkilemektedir.
Taşınır Mal Yönetim Hesabının Oluşturulmaması
Belediyesince 2018 yılı Taşınır Mal Yönetim Hesabının oluşturulmadığı görülmüştür. Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır Mal Yönetim Hesabı” başlıklı 34'üncü maddesinin 1 no.lu bendinde; Taşınır Mal Yönetim Hesabının, Kanun’un kaynakların kullanılması ve yönetilmesi konusunda harcama birimi ve harcama yetkililerine yüklediği sorumluluğun gereği olarak taşınır kayıt ve işlemlerinin usulüne uygun yapılıp yapılmadığının harcama yetkilisi tarafından kontrol ve denetimine esas olmak üzere taşınır kayıt yetkilisi tarafından harcama birimleri itibarıyla hazırlanacağı ve taşınır kontrol yetkilisince kayıt ve belgeler ile mali tablolara uygunluğu kontrol edilerek imzalanacağı, Taşınır Mal Yönetim Hesabında; önceki yıldan devredilen, yılı içinde giren, çıkan ve ertesi yıla devredilen taşınırlar ile yılsonu sayımında bulunan fazla ve noksanların gösterileceği hüküm altına alınmıştır.
Hurdaya Ayrılması Gereken Taşınırların Hurdaya Ayrılmaması
Kurum taşınırlarının fiziki incelenmesi sonucunda, fiilen kullanım özelliği taşımayan ve hurdaya ayrılması gereken taşınırların halen kurum kayıtlarında yer aldığı tespit edilmiştir.
Ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyen taşınırlar için komisyon oluşturulmalı ve bu taşınırlar kayıtlardan düşürülmelidir. Bu işlemler yapılmaması neticesinde, kurum mali tablolarında yer alan ilgili taşınır hesapları gerçek değerini yansıtmamaktadır.
Taşınır Mal Yönetmeliğinde Esas Alınan Sorumluluk İlkesine Aykırı Hareket Edilmesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nde taşınırlara ilişkin sorumluluğun her bir harcama birimine ait olması ve taşınır yönetim hesabının harcama birimleri itibariyle verilmesi gerektiği belirtilmesine rağmen, Belediyenin taşınır mallarının tamamına yakınının Destek Hizmetleri Müdürlüğüne kayıtlı olduğu tespit edilmiştir.
Dayanıklı Taşınırlara Numara Verilmemesi ve Taşınır Kod Sisteminin Kurulmaması
Yapılan incelemelerde, belediyede bulunan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilileri tarafından bir sicil numarası verilmediği ve herhangi bir taşınır kod sisteminin oluşturulmadığı tespit edilmiştir.
Değeri Düşük Taşınırların Mevzuata Aykırı Şekilde Amortismana Tabi Tutulması
Yüzde yüz amortisman yöntemiyle bir defada giderleştirilmesi gereken taşınırların normal amortismana tabi tutulduğu tespit edilmiştir.
Akaryakıt Alımlarının Hatalı Muhasebeleştirilmesi
Yapılan denetim ve incelemeler sonucunda ihale kapsamında alınan akaryakıt alımlarına yönelik taşınır işlem fişi düzenlenmediği ve stoklara girmeden giderleştirildiği görülmüştür.
Taşınır Mal Çıkışlarının Üçer Aylık Dönemlerde Yapılmaması
Belediyenin taşınır kayıtlarının incelenmesi neticesinde taşınır mal çıkışlarının yılsonunda toplu bir şekilde yapıldığı görülmüştür.
Satın Alınan Tramvay Vagonlarının Taşınır İşlem Kayıtlarının Yapılmaması ve Taşıtlar Hesabı'nda Takip Edilmemesi
Yapılan incelemede “…. Tramvayları Yapım İşi” içerisinde satın alınan tramvay vagonlarının teslim alınması sırasında taşınır işlem kayıtlarının yapılmadığı tespit edilmiştir.
Tutarı Ve Miktarı Çok Yüksek Olmasına Rağmen Belli Kişiler Üzerine Taşınırların Topluca Teslim Belgesi Düzenlenmesi
Üniversite diğer özel bütçeli kurumlar gibi taşınırlarının yönetiminde KBS-Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemini (TKYS) kullanmaktadır. TKYS programı içerisinde taşınır raporları bölümünde yer alan ve üniversitede her birim için ayrıca elde edilebilen “malzeme sicil raporlarında yapılan denetimlerde bazı birimlere ait malzeme sicil raporlarında yer alan kayıtlara göre kişiler üzerinde çok fazla taşınır olduğu görülmüştür.
Arşiv Niteliğindeki Belgeler ile Koleksiyon Eserlerin Taşınır Kaydının Olmaması
Taşınır denetimi sırasında fakültelerde ve diğer birimlerde koleksiyon ya da arşiv niteliğinde taşınır olup olmadığı malzeme sicil raporlarından kontrol edilmiş, kayıtlarda yer almayan ancak koleksiyon niteliğinde olan malzemelerin yukarıda bahsi geçen Merkez tarafından toplandığı bilgisi edinilmiş, bunun üzerine aşağıda yer alan 5 koleksiyon ve 1 arşive ait eserlerin taşınır girişinin yapılmadığı anlaşılmıştır.
Taşınırların Fiili Sayımı Sırasında Tespit Edilen Sayım Noksanları ile Sayım Fazlalıklarının Taşınır Envanterine ve Muhasebe Kayıtlarına Yansımaması
Kamu İdaresinde taşınırların envanter ve kayda alma işlemleri devam etmekte olup 2017 yılı sonunda yapılan fiili sayımlarda 5 birimde demirbaş niteliğinde sayım fazlası veya sayım noksanı taşınır tespit edilerek tutanağa bağlanmış, ancak fazlalık veya eksikliklerin nedeni henüz araştırılamadığından muhasebe kaydı işlemleri yapılmamıştır.
Tarihi Değeri Olan Eserlerin Taşınır Kaydının Olmaması
Diş Hekimliği Fakültesinde bulunan ve tarihi değeri olan eserlerin taşınır kaydının olmadığı görülmüştür. Taşınırların muhasebe kayıtlarına alınmasında Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 37 ve 39’uncu maddelerine istinaden güncellenen ve Yönetmelik ekinde yer alan Taşınır Kod Listesi kullanılmaktadır. Buna göre müze, koleksiyon, kitap, herbaryum, vb. bulunan eserlerin 255.06 hesap kodunda kaydının yapılması ve takip edilmesi gerekmektedir.
Ayniyat Saymanlığı Kadrolarının İptal Edilmemesi ve Bu Kadrolara Atama Yapılması
18.01.2007 tarihli Taşınır Mal Yönetmeliği’nin yürürlüğe girmesinden sonra herhangi bir görev ve sorumluluğu kalmayan ayniyat saymanlığı görevine ilişkin ayniyat saymanı kadrosunun iptal edilmediği ve bu kadrolara atanmış ayniyat saymanlarının halen görev yaptığı tespit edilmiştir.
Devlet Konservatuvarı Taşınırlarının Bir Kısmının Markasız olarak Kaydedilmesi
Üniversitesi Devlet Konservatuvarı taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde, Konservatuvar taşınır mevcut ürün listesinde yer alan cihazlar ve demirbaşlardan bir kısmının özelliklerinin belirtilmeden markasız olarak kaydedildiği, markasız taşınırların mevcut ürün listesindeki taşınırların tamamının %20,50’lik kısmına tekabül ettiği tespit edilmiştir.
Eğitim Fakültesi Adına Kayıtlı Taşınırlardan Bir Kısmının Taşınır Ambarında Bulunmaması
Eğitim Fakültesi ambarlarında yapılan fiili sayım ve taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde, aşağıdaki tabloda yer alan makine ve cihazlar ile demirbaş malzemelerinin, Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi taşınır mevcut ürün listesindeki bilgilere göre taşınır ambarında gözükmesine rağmen, taşınır ambarında bulunmadığı görülmüştür.
Büyükşehir Belediyesi Envanterinde Bulunması Gereken 33 Adet Tablonun (Sanat Eseri) Bulunmaması
Mevzuat hükümlerine göre herhangi bir sanat eserinin imha edilmesi söz konusu olamaz. Uzman kişilerce tamir veya restore edilebilir. Ancak 33 tablonun kayıtlarda imha edildiği belirtilmişse de çalışmalar sonucunda 6 adedinin bulunduğu tespit edilmiştir. Dolayısıyla listedeki tabloların imha edilmemiş olduğunu ve de diğer kayıp tabloların akıbetinin ne olduğu sorusunu gündeme getirmektedir. Söz konusu durum özellikli taşınırlar olan sanat eserlerinin kayıt edilmesi ve korunmasında sorunlar olduğunu göstermektedir.
Buna göre 33 adet sanat eserinin imha kaydı ile çıkışının yapılamayacağının bilinmesi gerekmektedir. Ayrıca söz konusu tablolar imha kaydı ile kayıtlardan çıkarılmış ise de 6 adedinin bulunması imha kayıtlarının da sağlıklı olmadığını göstermekte olup, kayıp tabloların durumunun ayrıntılı olarak araştırılmasını gerektirmektedir.
