Taşınır işlemlerinde tüketim, devir, kullanılmaz hale gelme hallerinde çıkış işlemleri 

Tüketim için verilen malzemeler ile başka harcama birimlerine ya da ambarlarına devredilen tüketim malzemeleri, kullanılamaz hale gelme, yok olma veya sayım noksanı hallerinde çıkış kaydedilir. Çıkış kayıtları Taşınır İşlem Fişine dayanılarak yapılır. Her bir kaydın belgeye dayanması şarttır. Bu belgenin tarih ve sayısı taşınır işlem fişine kaydedilir.

1. Taşınır istek belgesinin düzenlenmesi

Tüketim malzemelerine ihtiyaç duyan birim yetkilisi tarafından “Taşınır İstek Belgesi”  düzenlenerek Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine verilir.

2. Tüketim suretiyle çıkış kaydı

Tüketim malzemeleri Taşınır İstek Belgesi karşılığında düzenlenecek Taşınır İşlem Fişiyle çıkış kaydedilir. Taşınır istek belgesinin tarih ve sayısı, taşınır işlem fişinin “Dayanağı belgenin tarihi ve sayısı” bölümüne sistem üzerinde kaydedilir.

Çıkış kaydına esas taşınır işlem fişleri numara sırasına göre dosyasında saklanır. Tüketim malzemeleri çıkış kayıtları ambarlara girişlerdeki öncelik sırası dikkate alınarak “ilk giren ilk çıkar” esasına göre giriş bedelleri üzerinden yapılır.

3. Devir suretiyle çıkış kaydı

Bedelsiz olarak başka harcama birimlerine ya da ambarlara devredilen taşınırların çıkışı, Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek yapılır. Fişin bir nüshası taşınırın devredildiği harcama birimine verilir. Aynı idarenin muhtelif ambarları arasında devredilen taşınırlar için de Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. Ancak bu fişler muhasebe birimine gönderilmez.

4. Kullanılamaz hale gelme, yok olma veya sayım noksanı nedenleriyle çıkış kaydı

 4.1-Bu hallerin vukuunda, kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik olup olmadığı araştırılarak sonuçları ayrı bir tutanakta belirtilir ve Taşınır Mal Yönetmeliğinin 5 inci maddesi hükmüne göre işlem yapılır. Yönetmeliğin 5. maddesi hükmü gereği,  kullanılmak üzere kendilerine taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik ya da dikkatsizlikleri nedeniyle oluşan kamu zararı, değer tespit komisyonu tarafından tespit edilecek rayiç bedeli üzerinden, Devlete ve Kişilere Memurlarca Verilen zararların nevi ve miktarlarının tespiti, takibi, amirlerin sorumlulukları, yapılacak diğer işlemler hakkında yönetmelik hükümlerine göre tahsil edilir. Yönetmeliğin 13. maddesinde, değer tespit komisyonunun, harcama yetkilisinin onayı ile taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin ve işin uzmanının da katıldığı en az üç kişiden oluşturulacağı öngörülmüştür.

4.2-Tüketim malzemelerinin ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılır. Tutanak üç nüsha düzenlenir. Tutanak komisyon kurulmasına gerek görülmeyen hallerde taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi, komisyon kurulan hallerde komisyon üyeleri tarafından, sayım sırasında ise sayım kurulu tarafından imzalanır; harcama yetkilisi veya üst yönetici tarafından onaylanır.

Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağının kimin tarafından onaylanacağı, Parasal Sınırlar ve Oranlar hakkında yılı genel tebliğ ile belirlenmektedir. Tebliğe göre; Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre, taşınırların devir, imha, hurdaya ayırma, satış ve terkini suretiyle kayıtlardan çıkarılmasında Tablo I’in D bölümünde gösterilen parasal sınırlar dikkate alınacaktır. Taşınırların kayıtlardan çıkarılması, belirlenen limitler dahilinde harcama yetkilisinin, limit üzerinde olanlar ise ilgili üst yöneticinin onayı ile yapılacaktır. Devir, satış, imha, hurdaya ayırma ve terkin işlemlerinin birden fazla taşınırı ihtiva etmesi halinde söz konusu limitler taşınır bazında değil, işlem bazında uygulanacaktır.

4.3-Onaylanan tutanağın bir nüshası çıkış kaydına esas olmak üzere düzenlenen taşınır işlem fişi ekine bağlanır, bir nüshası taşınır işlem fişi ekinde muhasebe birimine gönderilir, diğer nüshası ise dosyasında muhafaza edilir.

5. Çıkış kaydı sonrası muhasebeye bildirim

Muhasebe kayıtlarında “150- İlk Madde ve Malzemeler” hesabında izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Bunların yerine, 3 aylık dönemler itibariyle kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi (Dönemsel Çıkış Tutanağı), en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar bir üst yazı ekinde Genel Müdür tarafından muhasebe birimine gönderilir.