Harcama onay belgesinde yer alması gereken bilgiler 

Kamu kurumlarınca harcama sürecinde kullanılan onay belgelerinde yer alması gereken bilgilere yönelik açıklama Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde yapılmıştır.

Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde; Onay Belgesi; “…doğrudan temin suretiyle veya kamu ihale mevzuatında belirtilen istisnai alımlarda ise alım konusu işin nev’i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgeyi ifade eder.” şeklinde tanımlanmıştır.

Onay belgeierinin belirlenen düzenlemelere aykırı olarak düzenlenmesi , kurumda belirsiz ve muğlak uygulamalara yol açtığı gibi, 5018 sayılı Kanun’un “Kamu Kaynağının Kullanılmasının Genel Esasları Hesap Verme Sorumluluğu” bölümünün “Hesap Verme Sorumluluğu” başlıklı 8’inci maddesindeki; “Her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanlar, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumludur ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorundadır.” hükmüne de aykırılık teşkil etmektedir.

Bu itibarla, onay belgeleri ile ödeme emri belgelerinde yapılan mal alımları ve bakımonarım ile tadilat işlerine ilişkin kapsamlı açıklamalara yer verilerek, bu işlere ait kanıtlayıcı belgelerin düzenlenmesi zorunludur.