Pazarlık Usulünde Davet Tarihi İle İhale Tarihi Arasındaki Süre Ne Kadar Olmalı?
KİK, pazarlık usulü gerçekleştirilen ihalelerde davet tarihi ile ihale tarihi arasındaki süreyi düzenleyen açık bir mevzuat hükmü bulunmadığına, bu hususun idarenin takdirine bırakıldığına karar verdi. Ancak davet tarihi ile ihale tarihi arasının tatil gününe denk gelmesini mevzuata aykırı buldu.
Toplantı No: 2019/032
Gündem No: 31
Karar Tarihi: 03.07.2019
Karar No: 2019/UH.II-762
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihaleyi yapan idarenin ihale konusu işi daha önce 2019/199665 İKN ile 24.05.2019 tarihinde yapacağını ilan ettiği ancak 23.05.2019 tarihinde kendilerine EKAP üzerinden gönderilen yazı ile ihaleyi iptal ettiğini bildirdiği, söz konusu ihaleye teklifini hazırlayan firmalarının ihalenin iptal edilmesi üzerine bu ihale için almış olduğu geçici teminat mektubunun süresinin uzun olması sebebiyle teminat mektubunu iptal ettirmeyip, kısa süre içerisinde aynı işin tekrar ihaleye çıkma olasılığına karşı ellerinde beklettikleri, idarece 24.05.2019 tarihinde saat 16:28’de EKAP üzerinden gönderilen yazı ile 27.05.2019 tarihinde pazarlık usulü yapılacak ihale için ihale dokümanı satın almaya ve teklif vermeye davet edildikleri, ancak 24.05.2019 tarihi Cuma günü saat 16:28’de davet yazısı gönderilen ve 27.05.2019 tarihi Pazartesi günü saat 10:00’da tekliflerin sunulması gereken bir ihaleye teminat mektubu almanın ve sunmanın neredeyse imkansız ve rekabeti engelleyici bir durum olduğu, firmalarının Ankara firması ihalenin ise Mersin ilinde yapılacağı göz önüne alındığında firmalarına yapılan davetin tamamen usulen olduğu, bunun idare tarafından maksatlı ve rekabeti daraltmak amacıyla yapıldığının açıkça ortada olduğu, bu durum nedeniyle firmaları tarafından idarenin adı, işin adı, teminat tutarı ve süresi yeterli olan iptal edilen ihale için alınmış teminat mektubunun firmaları tarafından ilk tekliflerinde sunulduğu,
27.05.2019 tarihi saat 10:00’da verilmiş olan ilk tekliflerin ilk oturumda katılımcılar huzurunda, ikinci oturumda ihale komisyonu tarafından incelendikten sonra teklif dosyalarına yeterlik verildiği ve EKAP üzerinden yine 27.05.2019 tarihinde tebliğ edilen yazı ile son fiyat tekliflerini saat 15:00’e kadar sunmalarının istenildiği, firmalarının da zamanında son fiyat teklifini sunduğu, ancak bu kez saat 15:22’de EKAP üzerinden tebliğ edilen bir yazı ile teklif zarfında yeniden yapılan inceleme sonucu ilk teklifleri ile sunmuş oldukları teminat mektubunun uygun olmadığı gerekçesiyle son fiyat tekliflerinin açılmadığının bildirildiği, son fiyat tekliflerinin istenilmesinden sonra geriye dönülerek tekrar teklif dosyasının incelenmesi ve karar alınması suretiyle ihale sürecinin tamamen şaibeli bir duruma düşürüldüğü, firmalarına gönderilen kesinleşen ihale kararında da aynı gerekçelerle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığının bildirildiği, firmalarından ilk ve son fiyat teklifi istenildikten, dolayısıyla yeterlik aşamasını geçtikten sonra tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılamayacağı, son fiyat tekliflerinin açılarak tekliflerinin değerlendirmeye alınması gerektiği,
İdarece değerlendirme dışı bırakma gerekçesi olarak geçici teminat mektubunun davet tarihinden önceki tarihli olmasının gösterildiği ancak bunun hiçbir kanunî dayanağının bulunmadığı, geçici teminat mektuplarının düzenlenme tarihi ile ilgili sınırlayıcı hiçbir hüküm olmadığı, banka referans mektupları ile ilgili hükme dayanılarak geçici teminat mektubunun geçersiz sayılmasının kanunsuz bir uygulama olduğu,
Ayrıca ihale kararında geçici teminat mektubundaki ihale adının farklı olduğu gerekçesinin de belirtildiği ancak geçici teminat mektubundaki işin adının farklı olmadığı, sadece bir kelimenin eksik yazıldığı, 2019/199665 İKN ile yapılan ihalenin adının başına “Edilen” kelimesi eklenerek pazarlık usulü ile ihaleye çıkıldığı, iptal edildikten 2 gün sonra yeniden ihaleye çıkılan işin adının başına bir ibare eklenmesinin, iptal edilen ihalede alınan geçici teminat mektuplarının sunulmasını engellenmek için maksatlı yapıldığının ortada olduğu, ayrıca işin adının “yaz kampları” yerine “yaz ve sonbahar kampları” olarak yazıldığının tespit edildiği, burada işin adının yanlış yazılması söz konusu olmayıp fazladan “sonbahar” ifadesinin eklendiği, söz konusu iki kelime dışında idarenin adı, teminat tutarı, süresi uygun olan ve standart forma uygun olan teklif mektubu sundukları,
Ayrıca söz konusu durumun şartların ortaya çıkması halinde geçici teminatın gelir kaydedilmesine engel bir durum da oluşturmadığı, idarenin ve ihalenin adının açıkça yazıldığı, mektubun idare adına düzenlendiğinin açık bir şekilde anlaşılabildiği, söz konusu iki kelimenin belgenin esasına etki etmediği, tekliflerinin değerlendirmeye alınarak son teklif mektuplarının açılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;
a) Adı: EDİLEN İl Müdürlüğümüze bağlı Silifke Kapızlıda bulunan Maliye ve Yıldırım Beyazıt Kamplarında düzenlenecek 2019 yılı Yaz Kampları için Kamp Organizasyonu hizmetleri alımı işi
b) Miktarı ve türü:
10.06.2019-25.09.2019 tarihleri arasında Kamp Organizasyonu Hizmeti Alımı
Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.
c) Yapılacağı yer: Silifke Kapızlı Mevkiinde bulunan Kamp Tesisleri…” şeklinde düzenlemeye,
Anılan Şartname’nin “Geçici teminat” başlıklı 26’ncı maddesinde “26.1. İstekliler teklif ettikleri bedelin % 3'ünden az olmamak üzere kendi belirleyecekleri tutarda geçici teminat vereceklerdir. Teklif edilen bedelin % 3'ünden az oranda geçici teminat veren isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır.
26.2. İsteklinin ortak girişim olması halinde toplam geçici teminat miktarı, ortaklık oranına veya işin uzmanlık gerektiren kısımlarına verilen teklif tutarlarına bakılmaksızın ortaklardan biri veya birkaçı tarafından karşılanabilir.
26.3. Geçici teminat olarak sunulan teminat mektuplarında geçerlilik tarihi belirtilmelidir. Bu tarih, 24.08.2019 tarihinden önce olmamak üzere istekli tarafından belirlenir.
26.4. Kabul edilebilir bir geçici teminat ile birlikte verilmeyen teklifler, istenilen katılma şartlarının sağlanamadığı gerekçesiyle İdare tarafından değerlendirme dışı bırakılacaktır.” şeklinde düzenlemeye yer verilmiştir.
Yapılan incelemede; idarece söz konusu işin pazarlık usulü (21/b) ile ihaleye çıkarıldığı, 33 firmaya 24.05.2019 ve 27.05.2019 tarihinde gönderilen yazılarla firmaların ihale dokümanı satın almaya ve 27.05.2019 tarihi saat 10:00’da gerçekleştirilecek olan ihaleye teklif vermeye davet edildiği, 18 isteklinin ihale dokümanını EKAP üzerinden indirdiği, ihale saatine kadar 11 isteklinin ilk teklif zarflarını idareye sunduğu, 9 isteklinin belgelerinin uygun olmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin son fiyat teklifi en uygun istekli olan ACS Kurumsal Hizm. San. ve Tic. A.Ş. üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.
EKAP üzerinden yapılan sorgulamada; idarece başvuru sahibi Öz Gaziantep Lokantacılık San. ve Tic. Ltd. Şti.ne de 24.05.2019 Cuma günü saat 16:28’de davet yazısı gönderildiği, davet yazısında ihalenin 27.05.2019 Pazartesi günü saat 10:00’da yapılacağının bildirildiği görülmüştür.
İhale komisyonunca ilk oturumda belgeleri uygun bulunan isteklilerden ACS Kurumsal San. Tic. A.Ş. ve Turaç Tem. Özel San. Tic. Ltd. Şti. ile başvuru sahibi Öz Gaziantep Lokantacılık San. ve Tic. Ltd. Şti. de dahil olmak üzere toplam 3 istekliye gönderilen 27.05.2019 tarihli yazılarla son fiyat tekliflerini en geç saat 15:00’a kadar sunmalarının istenildiği, Öz Gaziantep Lokantacılık San. ve Tic. Ltd. Şti.ne söz konusu yazının 27.05.2019 günü saat 13:39’da gönderildiği anlaşılmıştır. Anılan istekli tarafından da süresi içinde son fiyat teklifinin ihale komisyonuna sunulduğu ancak bu kez 27.05.2019 tarihi saat 15:22’de anılan istekliye tekrar gönderilen yazıda “İl Müdürlüğümüz tarafından 2019/254759 İKN ile pazarlık usulü ihale için tarafınıza 27.05.2019 tarihinde 58445 sayı ile saat 13:39’da son fiyat teklifinizi vermek üzere EKAP üzerinden davet yollanmıştır.
Ancak; teklif zarfınızda tekrardan yapılan bir inceleme sonucu teminat mektubunuz ilk ilan tarihinden önce düzenlemiş olduğu ve geçici teminat mektubunuzdaki ihale adının farklı olduğu komisyonumuzca tespit edildiğinden, vermiş olduğunuz ikinci teklif mektubu açılmadan tarafınıza iade edilecektir” şeklinde bildirim yapıldığı görülmüştür.
29.05.2019 tarihli ihale komisyon kararı incelendiğinde ise; ihale tarihi olan 27.05.2019 günü saat 10:00’a kadar teklif zarflarının ihale komisyonuna teslim edildiği, ilk kapalı oturumda belge kontrolü yapılarak Anda Turz. San. Tic. Ltd. Şti., Harika Yemek Tem. Gıda San. Tic. Ltd. Şti. ve Öz Gaziantep San. Tic. Ltd. Şti.nin teklif zarfında sundukları geçici teminat mektuplarının tarihlerinin ihale davet tarihinden önceki tarihli olduğu ve aynı zamanda geçici teminat mektuplarının içeriğinde belirtilen ihale adının da uygun olmadığı belirtilerek, anılan isteklilerin tekliflerinin bu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılmasına karar verildiğinin ifade edildiği görülmüştür.
Başvuru sahibi tarafından ise idarece daha önce açık ihale usulü ile ihaleye çıkılan 2019/199665 İKN’li ihalenin iptali üzerine ihalenin pazarlık usulü ile gerçekleştirildiği ancak davet tarihi ile ihale tarihi arasında yeterli süre bulunmadığından geçici teminat mektuplarını zamanında hazırlayamadıkları, bu nedenle 2019/199665 İKN’li ihale için teklif zarfında sundukları geçici teminat mektubunu sunmak zorunda kaldıkları ifade edilmektedir.
EKAP üzerinden yapılan sorgulamada; aynı idare tarafından 2019/199665 İKN ile açık ihale usulü ile ihaleye çıkılan “İl Müdürlüğümüze Bağlı Silifke Kapızlıda Bulunan Maliye ve Yıldırım Beyazıt Kamplarında Düzenlenecek 2019 Yılı Yaz ve Sonbahar Kampları İçin Kamp Organizasyonu Hizmetleri Alımı İşi” ihalesinin, ihale ilanına yönelik yapılan şikayetlerin uygun bulunması ancak düzeltme ilanı için yeterli süre bulunmaması nedeniyle idarece iptaline karar verildiği ve ihalenin iptali kararının 23.05.2019 tarihinde ihale dokümanı satın alan tüm adaylara bildirildiğinin anlaşıldığı, söz konusu ihaleye ilişkin olarak ihale dokümanı indiren başvuru sahibi Öz Gaziantep Lokantacılık San. ve Tic. Ltd. Şti.ne de söz konusu yazının 23.05.2019 tarihinde gönderildiği anlaşılmıştır.
Bu durumda idarece 2019/199665 İKN’li ihalenin iptali kararının adaylara bildiriminden bir iş günü sonra (24.05.2019 Cuma günü saat 16:28) pazarlık usulü ile yapılacak olan ihaleye davet yazısının gönderildiği, pazarlık usulü ihalenin ise 27.05.2019 Pazartesi günü saat 10:00’da gerçekleştirileceği dikkate alındığında, davet tarihi ile ihale tarihi arasında iş günü bulunmadığı anlaşılmıştır.
İhale mevzuatında geçici teminat mektuplarının düzenlenme tarihine ilişkin açık bir düzenleme bulunmamakla beraber, uygulamada geçici teminat mektuplarının, banka referans mektuplarında olduğu gibi ilk ilan veya davet tarihinden sonraki tarihli olmalarının hayatın olağan akışı gereği olduğu, zira bir ihalenin henüz ilan edilmeden veya bir ihaleye henüz davet yapılmadan o ihalenin gerçekleştirileceği bilinemeyeceğinden, henüz mevcut olmayan bir ihaleye de geçici teminat mektubu düzenlenemeyeceği açıktır.
Başvuru sahibi isteklinin geçici teminat mektubu incelendiğinde ise; Halk Bankası A.Ş. tarafından düzenlenen, 30.10.2019 tarihine kadar geçerli, 100.000,00 TL tutarında geçici teminat mektubunun sunulduğu, geçici teminat mektubunun düzenlenme tarihinin ise 21.05.2019 olduğu, dolayısıyla ihaleye davet tarihinden önceki tarihli olduğu anlaşılmıştır.
Bununla birlikte ihalenin pazarlık usulü gerçekleştirildiği, pazarlık usulü gerçekleştirilen ihalelerde davet tarihi ile ihale tarihi arasındaki süreyi düzenleyen açık bir mevzuat hükmü bulunmadığı, bu hususun idarenin takdirine bırakıldığı anlaşılmakla birlikte; incelenen ihalede davet tarihi ile ihale tarihi arasının Cumartesi ve Pazar günlerine denk geldiği, bu günlerde isteklilerin bankalardan geçici teminat mektubu almalarına imkân bulunmadığı, söz konusu tarihler arasında iş günü bulunmaması nedeniyle başvuru sahibi istekli dahil üç isteklinin, idarece daha önce iptal edilen 2019/199665 İKN’li ihalede sunmuş oldukları davet tarihinden önceki tarihli geçici teminat mektuplarını bu ihaleye de sunduklarının anlaşıldığı, bir isteklinin ise geçici teminat mektubunu hiç sunmadığı dikkate alındığında, incelenen ihalede isteklilere tekliflerini hazırlayabilmeleri için makul bir süre tanınmadığı anlaşılmış olup, bu durumun 4734 sayılı Kanun’un 5’inci maddesindeki temel ilkelere, özellikle de rekabet ve güvenirlik ilkelerine aykırılık teşkil ettiği, bu nedenle söz konusu ihalenin iptaline karar verilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.
İdarece başvuru sahibinin geçici teminat mektubunun ayrıca teminat mektubunda ihalenin adının yanlış yazıldığı gerekçesiyle de değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.
Yapılan incelemede; idarece isteklilere ihale dokümanı kapsamında verilen geçici teminat mektubu standart formu incelendiğinde ihalenin adının “EDİLEN İl Müdürlüğümüze bağlı Silifke Kapızlıda bulunan Maliye ve Yıldırım Beyazıt Kamplarında düzenlenecek 2019 yılı Yaz Kampları için Kamp Organizasyonu hizmetleri alımı işi” şeklinde ifade edildiği görülmüştür. İdarece 2019/199665 İKN ile yapılan ve daha sonra iptal edilen ihalenin adının başına “Edilen” kelimesi eklenerek pazarlık usulü ihaleye çıkıldığı, geçici teminat mektubu standart formunun da bu şekilde değiştirildiği anlaşılmıştır.
Başvuru sahibi istekli tarafından sunulan geçici teminat mektubunda ise ihale konusu işin adının 2019/199665 İKN’li ihalenin adı olan “İl Müdürlüğümüze Bağlı Silifke Kapızlıda Bulunan Maliye ve Yıldırım Beyazıt Kamplarında Düzenlenecek 2019 Yılı Yaz ve Sonbahar Kampları İçin Kamp Organizasyonu Hizmetleri Alımı İşi” şeklinde ifade edildiği görülmüştür.
Başvuru sahibi istekli tarafından sunulan geçici teminat mektubunda, işin adında geçen “Edilen” ifadesinin yer almadığı, ayrıca “yaz kampları” yerine “yaz ve sonbahar kampları” ifadesinin yer aldığı, burada işin adında fazladan “sonbahar” ifadesinin bulunduğu, aynı durumun Harika Ltd. Şti. ve Dotem-Anda İş Ortaklığı tarafından sunulan teminat mektuplarında da söz konusu olduğu, bu iki kelime haricinde idarenin adı, teminat süresi ve tutarı uygun olan teminat mektubu sundukları görülmüştür.
Yukarıda yer verilen hususlar dikkate alındığında; idarece iptal edilen ihaleden bir gün sonra pazarlık usulü gerçekleştirilmek üzere davet yapılan ve davet tarihi ile ihale tarihi arasında iş günü bulunmayan ihalede, aynı işin adının değiştirilerek ihaleye çıkılmasının ve isteklilere yeni ihale için geçici teminat mektubu almak üzere yeterli süre tanınmamasının da 4734 sayılı Kanun’daki temel ilkelere aykırılık teşkil ettiği sonucuna varılmıştır.
Öte yandan; yukarıda aktarılan iptal gerekçeleri çerçevesinde inceleme yapılması konusunda idarenin bağlı bulunduğu Gençlik ve Spor Bakanlığına bildirim yapılmasına karar verilmiştir.
Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
1) 4734 sayılı Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,
2) Yukarıda aktarılan iptal gerekçeleri çerçevesinde inceleme yapılması konusunda idarenin bağlı bulunduğu Gençlik ve Spor Bakanlığına bildirim yapılmasına,
Oybirliği ile karar verildi.
Güncelleme Tarihi: 04 Ocak 2021, 22:24
