ISO 22000:2005 kalite standardı belgesinin tarih aralığının sehven hatalı yazılması bilgi kapsamında mı değerlendirilmeli?

KİK,  ISO 22000:2005 kalite standardı belgesinin tarih aralığının sehven hatalı yazılması bilgi kapsamında değerlendirilmesi gerektiği yönünde karar verdi. 

BAŞVURU SAHİBİ:

Cansızoğlu Gıda İnş. Elkt. Tem. Oto. Sağ. Tic.ve San. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Bahçelievler Belediye Başkanlığı Destek Hizmetler Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2020/292529 İhale Kayıt Numaralı “Memur Personele Yemek Hizmeti Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Bahçelievler Belediye Başkanlığı Destek Hizmetler Müdürlüğü tarafından 07.07.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Memur Personele Yemek Hizmeti Alımı” ihalesine ilişkin olarak Cansızoğlu Gıda İnş. Elkt. Tem. Oto. Sağ. Tic. ve San. Ltd. Şti. nin 21.07.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusu hakkında idare tarafından süresi içinde karar alınmaması üzerine, başvuru sahibince 10.08.2020 tarih ve 35164 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 05.08.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/1233 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

İdarece teklif dosyasında sunulan ISO 22000:2005 kalite standardı belgesinin tarih aralığının ihale tarihinden sonra olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldıkları, taraflarınca sunulan belgenin geçerli bir belge olduğu ve tarih aralığının sehven hatalı yazıldığı,

ISO 22000:2005 kare kodlu belge olduğundan Türk Akreditasyon Kurumundan teyidinin yapılabilecek bir belge olduğu, idarece bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve  değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı  ile  birim  fiyat teklif  cetvellerinde  aritmetik  hata  bulunup  bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

…

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.

16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: MEMUR PERSONELE YEMEK HİZMETİ ALIMI

b) Miktarı ve türü:

Memur Personelimize 44.100 Öğün Öğlen Yemeği Hizmeti Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Bahçelievler Belediye Başkanlığı 1-) Yeni Başkanlık Binası 2-) Yenibosna Teknik Hizmetler Binası yemekhaneleridir.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.3. TSE 13075, TSE 13027, İSO 22000:2005 Gıda Güvenliği Yönetim Sistem Belgesi ve İSO 9001:2005 Toplu Yemek Üretimi Dağıtımı ve Catering Hizmetleri Belgesi

Kalite yönetim sistem belgesi Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edilen belgelendirme kuruluşları veya Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenmesi zorunludur. Bu belgelendirme kuruluşlarının, Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşu olduklarının ve bu kuruluşlarca düzenlenen belgelerin geçerliliğini sürdürdüğünün, Türk Akreditasyon Kurumundan alınacak bir yazı ile teyit edilmesi gerekir. İhale tarihi veya bu tarihten önceki bir yıl içinde alınan teyit yazıları geçerlidir. Ancak, Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edildiği duyurulan belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenen ve TÜRKAK Akreditasyon Markası taşıyan belge ve sertifikalar için Türk Akreditasyon Kurumundan teyit alınması zorunlu değildir. Bu belgenin ihale tarihinde geçerli olması yeterlidir.

İş ortaklıklarında, ortaklardan birinin istenilen belgeyi sunması yeterlidir…” düzenlemesi yer almaktadır.

İtirazen şikayete konu belgenin incelenmesinden AND Uluslarası Belgelendirme Hizmetleri tarafından Cansızoğlu Gıda İnş. Elkt. Tem. Oto. Sağlık. Tic. ve San. Ltd. Şti. adına düzenlenen Müşteri ve Kendi Tesislerinde Yemek Üretimi, Sunumu ve Taşınması kapsamlı ISO 22000:2005 Kalite standart belgesinde Sertifika No: T22000-301/2019, Sertifika İlk Yayın Tarihi: 25.07.2019, Sertifika Bitiş Tarihi: 24.07.2022 olduğu, ayrıca söz konusu belgede “Bu belge 25.07.2020-24.07.2021 tarihleri arasında geçerlidir.” ibaresinin yer aldığı görülmüştür.

Söz konusu belgenin ilk yayın tarihinin 25.07.2019 olduğu ve bitiş tarihinin ise 24.07.2022 olduğu, dolayısıyla belgenin düzenleyen firmaca belgenin iptal edilmediği, ancak “Bu belge 25.07.2020-24.07.2021 tarihleri arasında geçerlidir.” ibaresinin belgenin ihale tarihinde (07.07.2020) geçerliliği hakkında tereddüt oluşturduğu anlaşılmaktadır.

Başvuru sahibi tarafından itirazen şikayet dilekçesi ekinde belgeyi düzenleyen firma tarafından hazırlanan 27.07.2020 tarihli yazı içeriğinde “Firmamız Cansızoğlu Gıda İnş. Elkt. Tem. Oto. Sağlık. Tic. ve San. Ltd. Şti.’nin ISO 22000:2005 gözetim belgesi hatalı basılmış olup, gerekli düzeltme yapılmış ve ekte tarafınıza iletilmiştir. Belge geçerlilik tarihi 02.07.2020-24.07.2021 olarak düzeltilmiştir.” ifadelerine yer verildiği görülmüş olup, belge ekinde sunulan sertifikanın geçerlilik tarihinin 02.07.2020-24.07.2021 olarak düzeltildiği tespit edilmiştir.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden istekliler tarafından sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin idarelerce tamamlatılacağı anlaşılmaktadır.

İdarenin iddia konusu belgede tereddüt yaratan hususları belgeyi düzenleyen ilgili kurum veya kuruluştan bilgi eksikliği kapsamında resen isteyebileceği veya belgenin geçerliliği hususunda herhangi bir araştırma yapılmadan başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiş olup, idarece iddia konusu belgeyi düzenleyen firma ile ya da Türk Akreditasyon Kurumu’ndan belgenin geçerliliği hususunda bilgi alınması gerektiği anlaşılmıştır.

Kurum tarafından TÜRKAK Belge Doğrulama Sistemi üzerinden TÜRKAK BDS Nosu YS-8651-10F3 olan belgenin sorgulanması neticesinde  söz konusu belgenin, Yayın Tarihinin 2019-07-02 olduğu, Revizyon Tarihinin ise 2020-07-02 olduğu tespit edilmiş olup, başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibinin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.