İhalelerde Aslı İdarece Görülmüştür Şerhi Taşıyan Belgelerin Mühürlenmesi
KİK, belge üzerinde “aslı idarece görülmüştür” şerhi taşıyan kaşe ve imza bulunmasına rağmen kurum mührü olmaması hususunun belgelerin sunuluş şekline aykırılık oluşturmadığına karar verdi.
Toplantı No: 2019/026
Gündem No: 17
Karar Tarihi: 15.05.2019
Karar No: 2019/UH.I-594
BAŞVURU SAHİBİ:
Halitsan Müteahhitlik Gıda Besicilik Tem. Tur. Taşımacılık San. ve Tic. Ltd. Şti.,
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Tunceli İl Sağlık Müdürlüğü,
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2019/41476 İhale Kayıt Numaralı “Devlet Hastanesi Baştabipliği İçin 24 Aylık Malzemeli Yemek Pişirme, Dağıtım ve Sonrası Hizmeti Alımı” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Tunceli İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 01.03.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Devlet Hastanesi Baştabipliği İçin 24 Aylık Malzemeli Yemek Pişirme, Dağıtım ve Sonrası Hizmeti Alımı” ihalesine ilişkin olarak Halitsan Müteahhitlik Gıda Besicilik Tem. Tur. Taşımacılık San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 29.03.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 10.04.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 17.04.2019 tarih ve 16599 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 17.04.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2019/419 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, teklifleri kapsamında sundukları belgelerin asılları idareye sunulmak suretiyle alınan, “aslı idarece görülmüştür” onayı ile idare görevlilerinin kaşe ve imzasını taşıyan belgeler olduğu, ancak tekliflerinin, sunulan belgelerdeki imzanın ihale komisyonu başkanına ait olmadığı ve anılan belgelerde kurum mührü bulunmadığı gerekçeleriyle değerlendirme dışı bırakıldığı, anılan belge asıllarının idareye ibraz edildiği ve idare yetkilileri tarafından gerekli işlemler yapılarak taraflarına teslim edildiği, bu kapsamda belgelerde yer alan imzaların doğruluğu ve mevzuatta yer verilmeyen kurum mührü vurulması gerekliliğine ilişkin sorumluluğun idareye ait olduğu ve tekliflerinin değerlendirmeye alınması gerektiği iddiasına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.
(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir.
.............
(7) İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz…” hükmü yer almaktadır.
İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;
a) Adı: Devlet Hastanesi Baştabipliği İçin 24 Aylık Malzemeli Yemek Pişirme, Dağıtım ve Sonrası Hizmeti Alımı,
b) Miktarı ve türü: Normal Yemek 330.000 Öğün, Diyet Yemek 40.000 Öğün, Normal Kahvaltı 110.000 Öğün, Diyet Kahvaltı 20.000 Öğün, Ara Öğün 30.000 Öğün,
Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.
c) Yapılacağı yer: Tunceli Devlet Hastanesi Baştabipliği
ç) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.7’nci maddesinde “7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır" şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.
...
7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.
7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler.” düzenlemesi yer almaktadır.
İdarece gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde;
Başvuru sahibi tarafından teklif zarfı kapsamında sunulan iş bitirme belgesi, işletme kayıt belgesi, hizmet yeterlik belgesi, imza sirküleri, oda sicil kayıt sureti ve kapasite raporunda “aslı idarece görülmüştür” kaşesi ile Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanı ve aynı zamanda ihale komisyonu başkanı olan kişiye ait kaşenin yer aldığı ve kaşenin üzerinde imza bulunduğu, tekliflerinin sunulan belgelerdeki imzanın ihale komisyonu başkanına ait olmadığı ve anılan belgelerde kurum mührü bulunmadığı gerekçeleriyle değerlendirme dışı bırakıldığı,
Diğer taraftan ihaleye katılan isteklilerden Asmaaltı Tur. Gıda Tem Taş. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan ilgili belgelerde yer alan imzanın, başvuru sahibi tarafından teklif kapsamında sunulan belgelerde yer alan imza ile aynı olduğu, bahse konu belgelerdeki kaşe üzerinde yer alan imzanın Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanı ve ihale komisyonu başkanına ait olmadığı ve belgelerde kurum mührünün bulunmadığı gerekçesinin de anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçelerinden biri olarak belirlendiği anlaşılmıştır.
İhale komisyonu başkanının, ihale komisyonu kararında ve diğer isteklilerce sunulan belgelerde yer alan imzasının başvuru sahibi tarafından sunulan belgelerde yer alan imzadan farklı olduğu anlaşılmıştır.
Bu çerçevede belgelerdeki imza ve kaşe uyumsuzluğuna ilişkin olarak bilgi alınması açısından Tunceli İl Sağlık Müdürlüğüne 30.04.2019 tarihli yazı ile idarenin belgelerde yer alan imzaların ihale komisyonu başkanına ait olmadığı tespitine ilişkin olarak; imzanın ihale komisyonu başkanı dışında bir idare personeline ait olup olmadığı hususunda herhangi bir araştırmanın yapılıp yapılmadığı bilgisi ile yapıldıysa araştırma kapsamındaki bilgi ve belgelerin tarafımıza gönderilmesi talep edilmiştir.
İdare tarafından gönderilen 08.05.2019 tarihli cevabi yazıda “... ihale sonrası karar aşamasında atılan imzanın kime ait olduğu sorgulandığında Müdürlüğümüzde görevli birim sorumlusuna ait olduğu tespit edilmiştir. Evrak üzerindeki kaşe ve imzanın uyumsuz olması ile kurum mührünün evrakta bulunmaması gerekçeleriyle şikayet başvurusu sahibi Halitsan Müteahhitlik Gıda Besicilik Tur. Tem. Tem. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti. firmasının teklifi geçersiz sayılmıştır.” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.
Bu çerçevede teklif kapsamında sunulan belgelere ilişkin olarak idarelerin, belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isteyecekleri, isteklilerin istenilen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini de teklifleri kapsamında sunabilecekleri, ayrıca noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşımasının zorunlu olduğu, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyan noter onaylı belgelerin geçerli kabul edilmeyeceği anlaşılmaktadır.
Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri ve İdari Şartname düzenlemelerinde, istekliler tarafından teklifleri kapsamında sunulacak belgelere, aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülmesi ile söz konusu şerh düşülen belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartın sağlanmış olacağı hüküm altına alındığından ayrıca bu şerh dışında kurum mührü bulunmasını gerektirir mevzuat hükmü ya da İdari Şartname düzenlemesi bulunmadığından, belge üzerinde “aslı idarece görülmüştür” şerhi taşıyan kaşe ve imza bulunmasına rağmen kurum mührü olmaması hususunun belgelerin sunuluş şekline aykırılık oluşturduğu yönündeki idare tespitine dayanak mevzuat hükmü bulunmadığı anlaşılmıştır.
İdari Şartname’nin 7.7’nci maddesinde anılan Yönetmelik doğrultusunda düzenlemeye yer verildiği, yapılan düzenlemede teklife ilişkin evrakın onaylanması hususunda ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personel bulunduğuna ilişkin ayrıca düzenleme yapılmadığı, belgelerin sunuluş şekline ilişkin mevzuat hükümleri çerçevesinde belge asıllarının idareye sunulmak suretiyle idare görevlileri tarafından gerekli inceleme yapılarak belgelerin uygun olması halinde “aslı idarece görülmüştür” şerhi düşülerek talebin karşılanması gerektiği, bu noktada isteklilerin temel sorumluluğunun belge asıllarını idare görevlilerine ulaştırmak olduğu, söz konusu şerhi düşen idare görevlisinin bu konuda yetkilendirilmiş olup olmadığı hususundaki sorumluluğun idarede bulunduğu, bahse konu şerhin bulunduğu kaşenin kullanılması suretiyle gerçekleşmiş olan işlemde isteklinin tereddüte düşerek, idare görevlisinin yetkisinin bulunup bulunmadığını sorgulamasının beklenemeyeceği, ancak söz konusu şerhin idare görevlileri dışında istekli tarafından düşüldüğünün tespiti halinde isteklinin sorumluluğundan bahsedilebileceği, somut durumda idareden istenen açıklama yazısında belgeler üzerindeki imzanın idare görevlisine ait olduğu ifade edildiğinden ihale komisyonu kararında belirtilen gerekçe ile başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata uygunluk bulunmamıştır.
Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Halitsan Müteahhitlik Gıda Besicilik Tem. Tur. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,
Oybirliği ile karar verildi.
Güncelleme Tarihi: 16 Nisan 2020, 11:28
