İhalelerde "aslı gibidir" ve “aslı idarece görülmüştür” onaylarının birbirinden farklı işlemler olduğu

KİK, “aslı gibidir” şeklindeki onayı ile ihale tarihinden önce söz konusu belgelerin asılları görülerek idarece “aslı idarece görülmüştür” şeklindeki onayın birbirinden farklı işlemler olduğu ve söz konusu onayların farklı tarihlerde yapılmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı yönünde karar verdi.

...

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) Belgelerin sunuluş şekline ilişkin olarak, istekliler tarafından teklif dosyasında sunacakları belgeleri ihale tarihinden önce idareye “aslı gibidir” şeklinde onaylatılması gerektiği, ihale tarihinden önce belgelerini “aslı gibidir” şerhiyle onaylatmak için idareye gidildiğinde idare tarafından ihaleye katılan isteklilerin çok olmasından bahisle vakitlerinin olmadığının idarece ifade edildiği, bu nedenle ihaleye sunmuş oldukları teklif zarfında asıl belgeleri sunarak ihaleye katılındığı, ihaleden sonra asıl belgelerini almak için idareye gidildiğinde odada birçok firma temsilcisinin olduğunun görüldüğü, bunlar arasında Tanrıverdi Gıda Tem. Elk. İnş. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti., Renas İnşaat Temiz. Yem. Öz. Sağ. Hiz. Teks. Nak. İth. İhr. San. Ltd. Şti., Yeni Vizyon Kurumsal Hizmetler İnşaat Otomotiv San. ve Tic. A.Ş., Şafak Catering Gıda Turizm Taşımacılık San. ve Tic. Ltd. Şti. ve kendi tekliflerinin üzerinde teklif veren Mervan Dora İnşaat Gıda Tar. Tem. Mal. Loj. Danış. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin temsilcileri tarafından teklif zarflarından belge ekleyip çıkartıldığı,

Renas İnşaat Temiz. Yem. Öz. Sağ. Hiz. Teks. Nak. İth. İhr. San. Ltd. Şti. ve Yeni Vizyon Kurumsal Hizmetler İnşaat Otomotiv San. ve Tic. A.Ş.nin teminatlarının ellerinde olduğu ve geçerli teminatlarının zarfa konulduğu, Mervan Dora İnşaat Gıda Tar. Tem. Mal. Loj. Danış. San. ve Tic. Ltd. Şti., Renas İnşaat Temiz. Yem. Öz. Sağ. Hiz. Teks. Nak. İth. İhr. San. Ltd. Şti., Yeni Vizyon Kurumsal Hizmetler İnşaat Otomotiv San. ve Tic. A.Ş. ve Şafak Catering Gıda Turizm Taşımacılık San. ve Tic. Ltd. Şti. temsilcileri tarafından fotokopi imza sirkülerinin orijinal diye imzalatıp teklif dosyalarına ekletildiği, ihaleden sonra bu şekilde işlem yapılmasının yasak olduğu, adı sayılan istekliler ihaleden sonra bu şekilde işlem yaptıklarından bu isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,  sonradan düzeltilen belgeler arasında teklif mektubu ve teminat mektupları da olduğundan sınır değerin yeniden hesaplanması gerektiği, bu hususla ilgili aşağıda sırasıyla belirtildiği üzere iddialarını destekleyecek delillerinin olduğu, 

a) Mervan Dora İnşaat Gıda Tar. Tem. Mal. Loj. Danış. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Renas İnşaat Temiz. Yem. Öz. Sağ. Hiz. Teks. Nak. İth. İhr. San. Ltd. Şti.nin de aynı konuda şikayette bulunduğu, anılan isteklilerin teminatlarını, imza sirkülerini ve işletme kayıt belgelerini orada teklif zarfına koyan istekliler olduğu,

b) Mervan Dora İnşaat Gıda Tar. Tem. Mal. Loj. Danış. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin belgelerinin üzerinde “… tarihte asıllarını elden teslim aldım.” şeklinde not düşüldüğü, anılan isteklinin belgelerinin üzerindeki bu notun, teklif zarfındaki asıl belgelerin ihale tarihinden sonra zarfın içinden alındığını kesin olarak gösterdiği,

c) İhale tarihinden önce belgelere “aslı gibidir” kaşesi basan personelin kullandığı kalemler ile ihale tarihinden sonra belgelere “aslı gibidir” kaşesi basan personelin kullandığı kalemlerin farklı olduğu, bu farklılığın da onaylama işleminin farklı tarihlerde yapılmasından kaynaklandığının anlaşıldığı,

..

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

İhale işlem dosyasında gönderilen 17.02.2020 tarihli ihale komisyonu kararı incelendiğinde, başvuruya konu ihalenin itirazen şikâyete konu 1’inci kısmına 27, 2’nci kısmına 19 istekli tarafından teklif sunulduğu, ihalenin her iki kısmında da teklifi sınır değerin altında olan Tanrıverdi Gıda Tem. Elk. İnş. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu, söz konusu istekli tarafından sunulan açıklamaların ihale komisyonunca uygun bulunarak ihalenin her iki kısmının anılan istekli üzerinde bırakılmasına karar verildiği, her iki kısımda ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli olarak ise sınır değerin üzerinde teklif veren ilk istekli olan Renas İnşaat Temiz. Yem. Öz. Sağ. Hiz. Teks. Nak. İth. İhr. San. Ltd. Şti.nin belirlendiği, ihalenin her iki kısmına teklif veren bütün isteklilerin tekliflerinin geçerli teklif olarak belirlendiği, başvuru sahibi isteklinin teklifinin geçerli teklifler arasında 5’inci sırada olduğu anlaşılmıştır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “İhalenin karara bağlanması ve onaylanması” başlıklı 65’inci maddesinin 5’inci bendinde “Geçici teminat hariç aday ve isteklilerce verilen teklif ve başvuru belgeleri ihale sonuçlandıktan sonra iade edilmez. Ancak, teklif veya başvuru kapsamında idareye verilen asıl belgeler ile noter onaylı suret belgeler, aday veya isteklinin talebi halinde kendisine iade edilir. Bu durumda, iade edilen asıl veya noter onaylı suret belgelerin idarece onaylı bir suretinin ihale işlem dosyasında muhafazası zorunludur.” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.7’nci maddesinde “7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır" şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.

7.7.1.1 İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz…

7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler…” düzenlemesi yer almaktadır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 31’inci maddesinin birinci fıkrasında idarelerin belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isteyecekleri, adaylar veya isteklilerin, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilecekleri, anılan Yönetmelik’in 65’inci maddesinin 5’inci bendinde ise teklif veya başvuru kapsamında idareye verilen asıl belgeler ile noter onaylı suret belgelerin, aday veya isteklinin talebi halinde kendisine iade edileceği, iade edilen asıl veya noter onaylı suret belgelerin idarece onaylı bir suretinin ihale işlem dosyasında muhafaza edilmesi gerektiği hüküm altına alınmıştır.

Belgelerin sunuluş şekli kapsamına giren ve isteklilerin teklif zarfında sunacakları belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini veya ihale tarihinden önce teklif zarflarında sunacakları belge asıllarının idare “aslı idarece görülmüştür” şeklinde onaylatarak sunabilecekleri, asıl belgeler ile ihaleye katılınmışsa isteklinin talebi halinde belge asıllarının onaylı bir sureti idarede kalacak şekilde istekliye iade edileceği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi isteklinin teklifinin altında teklif veren isteklilerin teklif dosyasındaki belgeler incelendiğinde, belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartların arandığı belgelerin üzerinde “aslı idarece görülmüştür” onayının yer aldığı, bu belgeler üzerinde başvuru sahibinin iddia ettiği gibi idarenin “aslı gibidir” şeklinde bir onayının bulunmadığı, belgeler üzerindeki onayın “aslı idarece görülmüştür” şeklinde olmasından, anılan istekliler tarafından sunulan söz konusu belgelerin asıllarının ihaleden önce idareye onaylatıldığının anlaşıldığı, ayrıca ihale tarihinde düzenlenen “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nda belgelerin sunuluş şekline ilişkin idarece herhangi bir aykırılığa yer verilmediği tespit edilmiştir.

Başvuru sahibi isteklinin teklif dosyasında sunduğu belgeler incelendiğinde ise, belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartların arandığı belgelerin üzerinde idarece “aslı gibidir” şeklinde onayın bulunduğu, söz konusu onayın bulunmasından, anılan isteklilerin teklif dosyalarında belge asıllarının sunduğunun ve ihale tarihinden sonra isteklilerin talebi üzerine bu belgelerin asıllarının onaylı bir sureti idarece kalacak şekilde isteklilere iade edildiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi isteklinin 1’inci iddiası kapsamındaki incelemeyle ilgili olarak, idare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasındaki belgeler üzerinden ancak yukarıda belirtilen tespitlerin yapılabileceği, başvuru sahibi isteklinin iddia ettiği hususlarla ilgili olarak ihale işlem dosyasındaki belgeler üzerinden başkaca herhangi bir tespitin yapılamayacağı sonucuna varılmıştır. 

Başvuru sahibi isteklinin söz konusu iddiasında belirttiği delillerle ilgili olarak yapılan incelemede ise,

- Mervan Dora İnşaat Gıda Tar. Tem. Mal. Loj. Danış. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin sunduğu belgelerin üzerinde “aslını elden teslim aldım” ibaresi” ve imza bulunmasından, anılan isteklinin ihalede belge asıllarını sunduğunun ve ihale tarihinden sonra bu belgelerin asıllarının idareden geri aldığının anlaşıldığı, nitekim delil olarak başvuru sahibi istekli tarafından da bu hususun ifade edildiği, ancak anılan isteklinin ihale tarihinden sonra ihalede sunduğu belge asıllarını iade alması hususunun yukarıda da ifade edildiği üzere ihale mevzuatına aykırılık teşkil etmediği,

- İhale tarihinden önce idarece söz konusu belgelere “aslı gibidir” şeklinde değil, “aslı idarece görülmüştür” şeklinde kaşe basılıp ilgili personelce imzalanarak söz konusu belgelerin onaylandığının anlaşıldığı, dolayısıyla anılan isteklilere yönelik başvuru sahibinin iddia ettiği gibi ihale tarihinden önce idarece “aslı gibidir” şeklinde herhangi bir onayın yapılmadığı, bu haliyle ihale tarihinden sonra belge asıllarının iade edilmesi için teklif dosyasına konulacak suretlerin “aslı gibidir” şeklindeki onayı ile ihale tarihinden önce söz konusu belgelerin asılları görülerek idarece “aslı idarece görülmüştür” şeklindeki onayın birbirinden farklı işlemler olduğu ve söz konusu onayların farklı tarihlerde yapılmasının zorunlu olduğu anlaşıldığından, ihale işlem dosyasındaki belgeler üzerinden yapılan incelemede başvuru sahibi isteklinin delil olarak sunduğu hususlarla ilgili olarak herhangi bir aykırılık tespiti yapılmamıştır.

Bu kapsamda başvuru sahibi isteklinin söz konusu iddiası ile ilgili olarak ihale işlem dosyası üzerinden yapılan incelemede ihale mevzuatına ilişkin tespit edilen herhangi bir aykırılık bulunmadığından anılan isteklinin söz konusu iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.