Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Yayımlandı

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Resmi Gazetenin bugünkü sayısında yayımlandı. Yönetmelikle yapılan bazı düzenlemeler aşağıda yer almaktadır.

-Yönetmelik kapsamındaki kamu kurum ve kuruluşları ; ellerinde bulundurdukları her türlü belgenin yangın, hırsızlık, rutubet, sıcaklık, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratm tahribatına karşı korunmasından ve mevcut asli düzenleri içerisinde muhafaza edilmesinden, elektronik ortamda teşekkül eden ve/veya depolanan belgeler için her türlü afet, siber saldın, yazılım/donanım kaynaklı veya olası diğer tehditlere/risklere karşı gerekli güvenlik önlemlerinin alınması ve olası belge kayıplarının engellenmesi amacıyla felaket kurtarma planlaması yapılması ve yürütülmesi ile yedekleme ünitelerinin tesis edilmesinden,sorumlu olacaklar.

Yönetmelik kapsamındaki kamu kurum ve kuruluşları, kurumlarının belge yönetimi ve arşiv hizmetlerini yürütmekle sorumlu olacak “Kurum Belge Yöneticileri” ile her birim için “Birim Belge Yöneticileri”ni belirleyecekler. İhtiyaç halinde alt birimler için de “Belge Yöneticisi” belirlenebilecek.

-Kapsama dair kurum ve kuruluşlar;r; merkez teşkilatında “Kurum Arşivi”, taşra, bölge ve yurt dışı teşkilatlarında ise “Merkezi Arşiv”ler kurmakla yükümlü olacaklar. Birimler, ihtiyaç halinde güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içerisinde kullanılan belgelerin belirli bir süre muhafaza edileceği birim arşivlerini oluşturabilecek. Arşiv mekanlannm oluşturulması ve düzenlenmesinde TS13212 numaralı “Arşiv Mekanlannm Düzenlenmesi” standardı dikkate alınacak.  Belgelerin, kurum arşivi, merkezi arşiv ve varsa birim arşivlerinde bekletilme ve saklama süreleri, saklama planlarında belirtildiği şekilde uygulanacak. Elektronik ortamda bulunan her türlü bilgi ve belge; erişim, saklama, tasfiye ve transfer edilebilecek şekilde elektronik arşivlerde tutulacak.

-Her yılın ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosya/klasörler uygunluk kontrolünden geçirilecek. Uygunluk kontrolünde; dosya/klasör içerisinde bulunan belgelerin, dosyalama kurallarına uygun olarak dosyalanıp dosyalanmadığı,  dosya/klasör içerisinde bulunan her ayrı işleme ilişkin belgenin, ekleri ile bir araya getirilip getirilmediği, dosya/klasör içerisinde bulunan her ayrı işleme ilişkin belgelerin, en son işlem görmüş belge tarihi dikkate alınarak küçük tarihten büyük tarihe doğru tarihsel sıralamasının yapılıp yapılmadığı, dosya/klasör etiketlerinin düzenlenip düzenlenmediği, dosya/klasör içerik listelerinin hazırlanıp hazırlanmadığı, kontrol edilecek. Kontrol edilen hususlarla ilgili tespit edilen noksanlıklar  giderilecek.

-İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan dosya/klasör etiketi üzerine en yüksek gizlilik dereceli belgenin ibaresi yazılacak. Gizlilik dereceli dosya/klasörler, arşivlerde tasnif ve yerleştirme sırasında normal belgeler gibi işleme tâbi tutulacak.  Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ve birim belge yöneticisi ile müştereken yapılacak. Elektronik belge yönetim sistemlerinde oluşan belgelerin doğru dosya ile ilişkilendirilip ilişkilendirilmediği, belge yöneticisi tarafından kontrol edilir, hatalı verilen dosya kodlarının doğru dosya ile ilişkilendirilmesi sağlanacak.

- İşlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş dosya/klasörler, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşivlere devredilecek.  Bir belgenin eki olmayan kitap, broşür, boş form, doküman ve benzeri materyal arşivlere devredilmeyeek.  

-Kurumun özelliği sebebiyle yönerge ile ayrıcalık sağlanan yükümlüler hariç olmak üzere birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmayacak. Ayıklama ve imha işlemleri Kurum arşivleri ve merkezi arşivlerde yapılacak.  Ayıklama ve imha işlemlerinde, eski yıllara ait belgelerin ayıklanmasına öncelik verilecek.  Saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin imhası, Ayıklama ve İmha Komisyonlarının nihai karan ile yapılacak .  e-Arşivlerde saklanan belgelerin tasfiye işlemleri, saklama planlanna bağlı olarak, sistem üzerinden yapılacak.

-Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, mevzuat hükümleri ve saklama planlanna göre saklama süresini tamamlamayan, herhangi bir davaya konu olan belgeler, öngörülen saklama süresi tamamlanıncaya ve/veya dava sonuçlanıncaya kadar, ayıklama ve imha işlemine tâbi tutulamayacak.

-  Kurum arşivi ve merkezi arşivlerde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için; arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya ilgili belge yöneticisinin başkanlığında, arşivden görevlendirilecek iki personel ile belgeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birim amiri tarafından görevlendirilecek, bağlı olduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilci olmak üzere beş kişilik bir Ayıklama ve imha Komisyonu kurulacak. Taşra, bölge ve yurt dışı teşkilatlannda yeterli personelin bulunmaması halinde bu komisyonlar en az üç kişiden oluşacak.

- Ayıklama ve imha Komisyonlan, her yılın mart ayı başında çalışmaya başlayacak.  Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlannı oy çokluğu ile alır. Tereddüt halinde söz konusu belgelerin saklanmasına karar verilmiş sayılacak.  İmhası reddedilen belgeler sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden değerlendirilecek.

- Hazırlanan imha listeleri;  merkez teşkilatlarında, Başkanlığın uygun görüşü alındıktan sonra, kurum ve kuruluşun en üst amirinin veya yetki verdiği kişinin onayını müteakip, taşra, bölge ve yurt dışı teşkilatlarında ise kurum arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra, bu birimlerin en üst amirinin veya yetki verdiği kişinin onayını müteakip, kesinlik kazanacak. 

-Onay işlemlerinde belgelerin ne şekilde imha edileceği hususu belirtilir.  Ayıklama ve İmha Komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen belgeler, imha işlemleri kesinlik kazanıncaya kadar düzenli bir şekilde muhafaza edilecek.  İmha işlemi, düzenlenecek tutanakla tespit edilecek.  Hazırlanan imha listeleri, tutanakları ve bunlarla ilgili her türlü belge on yıl süreyle muhafaza edilecek.

-İmha edilecek belgeler, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde parçalanacak ve geri dönüşümde kullanılmak üzere değerlendirilecek.  Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş belgenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanacak.  e-Arşivlerde tutulan belgelerin imhası, görülüp okunması ve kullanılması mümkün olmayacak şekilde sistemden çıkarılarak tasfiye edilecek

Yönetmeliği okumak için tıklayınız

Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği eklerini indirmek için tıklayınız.